Mandanten vertrauen Ihnen ihre sensibelsten Unterlagen an.
Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Steuerkennungen und Ausweisdokumente sind personenbezogene Daten, und Mandanten verlangen zunehmend einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein klarer Prozess für den Umgang mit, die Speicherung und die Löschung ihrer Daten macht Sie leichter zu beauftragen und schwerer zu ersetzen.
Ihre Rolle hängt von der Leistung ab
Für Arbeiten nach Weisung eines Mandanten, etwa Gehaltsabrechnung oder Buchführung, sind Sie in der Regel Auftragsverarbeiter. Bei anderen Arbeiten, etwa Beratung oder gesetzlichen Pflichten, können Sie Verantwortlicher sein, und nationale Regeln unterscheiden sich. Das Paket hilft Ihnen, das zu entscheiden und zu dokumentieren.
Ihre Tools halten Mandantendaten
Cloud-Buchhaltung, Dokumentenportale und E-Mail speichern Mandantenunterlagen. Die Checkliste für Unterauftragsverarbeiter zeigt, was Sie bei jedem prüfen und wie Sie Tools hinzufügen oder wechseln.
Steuerunterlagen haben feste Fristen
Mandantenunterlagen müssen in der Regel für eine gesetzliche Frist aufbewahrt werden, aber nicht unbegrenzt. Die Hinweise zur Aufbewahrung trennen, was aufzubewahren ist, von dem, was zu löschen oder zurückzugeben ist.
Fünf Teile. Ein klarer Umgang mit Mandantendaten.
Jeder Teil steht für sich und verweist zugleich auf den nächsten: Die Umgangsregeln formen Ihre Tool-Liste, die AVV-Klauseln formalisieren sie, und der Hinweis sagt Mandanten, was Sie tun.
Umgang mit Mandantendaten
Empfangen, speichern und teilen Sie Mandantendaten mit Sorgfalt.
- Was zu erheben ist, wie Sie es entgegennehmen und wo es gespeichert wird
- Wer in Ihrer Kanzlei auf die Daten eines Mandanten zugreifen darf
- Sicheres Senden und Teilen von Mandantendateien
Checkliste für Unterauftragsverarbeiter
Kennen Sie die Tools, die die Unterlagen Ihrer Mandanten halten.
- Was bei jedem Tool zu prüfen ist: AVV, Datenstandort, Übermittlungsmechanismen
- Ein einfacher Prozess zum Hinzufügen oder Entfernen eines Unterauftragsverarbeiters
Aufbewahrung von Steuerunterlagen
Wie lange was aufzubewahren ist und was danach zu tun ist.
- Wie lange Mandantenunterlagen, Arbeitspapiere und Gehaltsdaten aufzubewahren sind
- Hinweise zu nationalen Steuer- und Buchführungsregeln
- Wann Unterlagen nach Ende des Mandats zu löschen, zurückzugeben oder zu anonymisieren sind
AVV-Klauseln, wenn Sie als Auftragsverarbeiter handeln Klauselvorlagen
Der Vertrag nach Artikel 28, den Ihre Mandanten verlangen könnten.
- Klauseln zu Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeitern und Unterstützung
- Umgang mit Betroffenenanfragen und Datenpannen im Auftrag des Mandanten
- Rückgabe oder Löschung von Daten am Ende des Mandats
Datenschutzhinweis für Ihre eigenen Mandanten
Sagen Sie Mandanten, was Sie mit ihren Daten tun.
- Was Sie über Mandanten und deren Kontakte erheben und warum
- Formulierungen für Mandatsvereinbarungen und Ihre Website
Echte Formulierungen, kein bloßes Inhaltsverzeichnis.
Zwei kurze Auszüge aus dem Paket. Hervorgehobene Felder sind die Stellen, die Sie für Ihre eigene Kanzlei ausfüllen.
Verarbeitung nur auf Weisung
Der Buchhalter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Mandanten, auch in Bezug auf Übermittlungen in ein Drittland, es sei denn, das Recht verlangt etwas anderes. Der Buchhalter stellt sicher, dass alle zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, und nimmt ohne vorherige Genehmigung des Mandanten keinen weiteren Auftragsverarbeiter in Anspruch.
Ersetzen Sie die definierten Begriffe durch die Namen Ihrer Kanzlei und des Mandanten und fügen Sie die Liste der genehmigten Unterauftragsverarbeiter als Anlage bei: [Anhang].
Das vollständige Paket deckt jeden Punkt von Artikel 28 Absatz 3 als Klausel oder Checklistenpunkt ab.
Informationen über Sie und Ihre Mandanten
Wir erheben die Angaben, die uns Mandanten zur Durchführung unseres Mandats geben, etwa Namen, Kontaktdaten, Steuerkennungen und Finanzunterlagen. Wir verwenden sie, um unsere Leistungen zu erbringen und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen, und bewahren sie auf für [Aufbewahrungsfrist]. Wenn wir Mandantendaten auf Weisung eines Mandanten verarbeiten, gilt der eigene Datenschutzhinweis des Mandanten, und unsere Vereinbarung mit ihm regelt, wie wir mit den Daten umgehen.
Fragen können gesendet werden an [Kontakt-E-Mail].
Das vollständige Paket ergänzt Formulierungen für Mandatsvereinbarungen und Websites.
Das sind gekürzte Ausgangspunkte. Ihre Hinweise und Verzeichnisse müssen widerspiegeln, was Sie tatsächlich tun, und nationale Regeln unterscheiden sich. Das Paket zeigt Ihnen, wo Sie nachprüfen sollten.
Für wen es ist und für wen nicht.
Passt gut, wenn Sie
- Eine Buchhaltungs-, Buchführungs- oder Steuerberatungspraxis führen
- Finanz-, Gehalts- oder Identitätsdaten von Mandanten verarbeiten
- Cloud-Buchhaltung, Dokumentenportale und E-Mail nutzen
- Keinen internen Datenschutzjuristen haben
Allein nicht ausreichend, wenn Sie
- Eine große Kanzlei mit gesetzlichen Prüfungspflichten und einem eigenen Compliance-Team sind
- Besondere Kategorien von Daten für Mandanten in großem Umfang verarbeiten, zum Beispiel Gehaltsabrechnung mit Gesundheitsinformationen
- Dort arbeiten, wo nationale Berufsregeln Ihre Rolle festlegen und lokale Beratung nötig ist
- Einen unterschriebenen, anwaltlich geprüften Vertrag brauchen; das Paket ist keine Rechtsberatung
Fünf Teile. Eine Zahlung.
Alles auf dieser Seite, zusammen geliefert. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an, aktualisieren Sie Ihre Hinweise und beantworten Sie die nächste Frage mit denselben Unterlagen.
- Umgang mit Mandantendaten
- Checkliste für Unterauftragsverarbeiter
- Aufbewahrung von Steuerunterlagen
- AVV-Klauseln, wenn Sie als Auftragsverarbeiter handeln
- Datenschutzhinweis für Ihre eigenen Mandanten
Bevor Sie fragen:
Für wen ist das Compliance-Paket für Buchhalter & Steuerberater?
Buchhalter, Bilanzbuchhalter und Steuerberater in der EU, die Finanz- und personenbezogene Daten von Mandanten verarbeiten und klare Auftragsverarbeitungsregelungen und Hinweise brauchen.
Was erhalte ich?
Fünf Teile: Regeln für den Umgang mit Mandantendaten, eine Checkliste für Unterauftragsverarbeiter, Hinweise zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen, AVV-Klauseln für den Fall, dass Sie als Auftragsverarbeiter handeln, und ein Datenschutzhinweis für Ihre eigenen Mandanten. Die Download-Seite erhalten Sie direkt nach dem Bezahlen, ohne ein Konto anzulegen.
Bin ich Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?
Das hängt von der Leistung und den nationalen Regeln ab. Wenn Sie Daten nur auf Weisung eines Mandanten verarbeiten, etwa bei laufender Buchführung oder Gehaltsabrechnung, sind Sie in der Regel Auftragsverarbeiter. Wenn Sie entscheiden, wie und warum Daten verwendet werden, zum Beispiel aufgrund eigener beruflicher oder gesetzlicher Pflichten, können Sie Verantwortlicher sein. Das Paket erklärt den Unterschied und hilft Ihnen, ihn zu dokumentieren.
Darf ich Mandantenunterlagen nach Ende des Mandats aufbewahren?
Nur so lange, wie Sie eine gesetzliche Pflicht oder einen anderen berechtigten Grund haben. Steuer- und Buchführungsregeln setzen Mindestfristen, die sich je nach Land unterscheiden. Die Hinweise zur Aufbewahrung erklären, was aufzubewahren, was zurückzugeben und was zu löschen ist.
Brauchen meine Mandanten einen AVV mit mir?
Wo Sie als Auftragsverarbeiter handeln, ja: Artikel 28 verlangt einen schriftlichen Vertrag mit festgelegtem Inhalt. Das Paket liefert Klauselvorlagen und eine Checkliste, damit Sie jedem Mandanten einen Standardvertrag anbieten können.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Das Paket ist ein praktischer Ausgangspunkt. Die Formulierungen und Verzeichnisse sind Entwürfe, die Sie an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpassen, und nationale Vorschriften unterscheiden sich. Lassen Sie alles, worauf Sie sich verlassen, von einer qualifizierten Rechtsperson prüfen.
Was, wenn es nicht meinen Erwartungen entspricht?
Schreiben Sie an hello@gdprgard.eu innerhalb von 14 Tagen für eine volle Erstattung. Kein Formular nötig.
Seien Sie die Kanzlei, der Mandanten bei ihren Unterlagen vertrauen.
Holen Sie Umgangsregeln, AVV-Klauseln, Hinweise zur Aufbewahrung und Hinweise in einem Paket.
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