Sie halten Kundendaten an jedem Arbeitstag.
Namen, Adressen, Telefonnummern, Zugangshinweise und Zahlungsunterlagen sind personenbezogene Daten, ob Sie eine Reinigungstour oder eine Beratung betreiben. Kunden, größere Auftraggeber und Versicherer fragen zunehmend, wie Sie damit umgehen. Ein paar klare Dokumente beantworten die meisten dieser Fragen.
Kontaktdaten sind überall
Telefone, Messaging-Apps, E-Mail und ein Notizbuch enthalten alle Kundendaten. Das Paket hilft Ihnen zu entscheiden, was Sie erheben, wo es liegt und wie es geschützt wird.
Angebote und Rechnungen brauchen Sorgfalt
Angebotsformulare und Rechnungen sind die Stellen, an denen Sie Daten erheben und einige davon aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen. Das Paket zeigt, was Sie Kunden sagen und was Sie aufbewahren sollten.
Nachfassnachrichten brauchen eine Grundlage
Eine Erinnerung an einen gebuchten Auftrag ist das eine, Werbenachrichten sind etwas anderes. Das Paket erklärt, wann Sie eine Einwilligung brauchen und wie Sie sie formulieren.
Fünf Teile. Eine einfache Lösung für Ihre Kundendaten.
Jeder Teil steht für sich und verweist zugleich auf den nächsten: Der Buchungshinweis speist das ROPA, und die Hinweise zur Aufbewahrung sagen, wie lange jeder Eintrag bleibt.
Buchungs- & Kontaktdaten von Kunden
Sagen Sie in einfachen Worten, was Sie erheben und warum.
- Formulierungen für Buchungs- und Anfrageformulare
- Ein kurzer Datenschutzhinweis für Kunden
- Was mit Nachrichten per Telefon, E-Mail und Messaging-Apps zu tun ist
Angebots- & Rechnungsformulare
Erheben Sie, was der Auftrag braucht, und sagen Sie Kunden, wie Sie es verwenden.
- Formulierungen für Angebots- und Rechnungsformulare
- Informationen, die zum Zeitpunkt der Erhebung anzuzeigen sind
- Sicherer Umgang mit Zahlungsdaten
Aufbewahrung von Auftragsunterlagen
Wie lange was aufzubewahren ist und was danach zu tun ist.
- Ein vorgeschlagener Umgang mit Angeboten, Auftragsnotizen und Rechnungen
- Hinweise zu nationalen Steuer- und Buchführungsregeln
- Wann zu löschen oder zu anonymisieren ist
Marketing-Einwilligung für Nachfassnachrichten
In Kontakt bleiben, ohne die Grenze zu überschreiten.
- Wann eine Einwilligung nötig ist und wann nicht
- Einwilligungsformulierung und Abmelderoutine
- Auftragsbezogene Nachrichten von Werbung getrennt halten
Einfaches ROPA für Dienstleistungsbetriebe
Ein vorausgefülltes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
- Gängige Tätigkeiten wie Buchungen, Angebote, Rechnungsstellung und Nachfassen
- Vorgeschlagene Rechtsgrundlagen, Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen
- Empfängerlisten, etwa Ihr Buchhalter, Ihr Buchungstool und Ihr E-Mail-Anbieter
Echte Formulierungen, kein bloßes Inhaltsverzeichnis.
Zwei kurze Auszüge aus dem Paket. Hervorgehobene Felder sind die Stellen, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen ausfüllen.
Wie wir Ihre Angaben verwenden
Wir verwenden die Angaben, die Sie uns geben, etwa Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und die benötigte Arbeit, um Ihr Angebot zu erstellen und den Auftrag auszuführen, wenn Sie zusagen. Wir bewahren sie auf für [Aufbewahrungsfrist] und geben sie nur an Personen weiter, die uns bei der Arbeit helfen, etwa unseren Buchhalter. Wir senden Ihnen kein Marketing, es sei denn, Sie sagen uns, dass Sie es wünschen.
Sie können Einsicht in Ihre Angaben, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, indem Sie schreiben an [Kontakt-E-Mail].
Das vollständige Paket enthält eine längere Fassung für die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website.
Angebote, Buchungen und Auftragsplanung
| Zweck | Angebote erstellen, Termine vereinbaren, die Arbeit ausführen und dokumentieren |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, Schritte auf Anfrage des Kunden und Vertragserfüllung |
| Betroffene Personen | Kunden und Interessenten |
| Kategorien | Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Auftragsdetails, Zugangshinweise |
| Empfänger | Buchungs- oder Planungstool, E-Mail-Anbieter, Buchhalter |
| Aufbewahrung | [Frist] nach dem Auftrag, danach löschen |
Jede Tätigkeit führt auch Sicherheitsmaßnahmen auf.
Das sind gekürzte Ausgangspunkte. Ihre Hinweise und Verzeichnisse müssen widerspiegeln, was Sie tatsächlich tun, und nationale Regeln unterscheiden sich. Das Paket zeigt Ihnen, wo Sie nachprüfen sollten.
Für wen es ist und für wen nicht.
Passt gut, wenn Sie
- Ein kleines Dienstleistungsunternehmen führen: Handwerk, Reinigung, Beratung, Freelancing
- Buchungen, Angebotsanfragen oder Anfragen von Kunden in der EU annehmen
- Telefon, E-Mail und vielleicht ein Buchungs- oder Rechnungstool nutzen
- Keinen internen Datenschutzjuristen haben
Allein nicht ausreichend, wenn Sie
- Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien von Daten für Kunden verarbeiten (siehe Compliance-Paket: Kliniken & Wellness)
- Videoüberwachung, Tracking-Geräte oder umfangreiches Kunden-Profiling einsetzen
- Kundendaten im Auftrag anderer Unternehmen verarbeiten, wo Sie als Auftragsverarbeiter handeln
- Einen unterschriebenen, anwaltlich geprüften Vertrag brauchen; das Paket ist keine Rechtsberatung
Fünf Teile. Eine Zahlung.
Alles auf dieser Seite, zusammen geliefert. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an, aktualisieren Sie Ihre Hinweise und beantworten Sie die nächste Frage mit denselben Unterlagen.
- Buchungs- & Kontaktdaten von Kunden
- Angebots- & Rechnungsformulare
- Aufbewahrung von Auftragsunterlagen
- Marketing-Einwilligung für Nachfassnachrichten
- Einfaches ROPA für Dienstleistungsbetriebe
Bevor Sie fragen:
Für wen ist das Compliance-Paket für lokale Dienstleister?
Kleine Dienstleistungsbetriebe in der EU, etwa Installateure, Reinigungskräfte, Berater und Freelancer, die Buchungen, Angebote und Zahlungen von Kunden entgegennehmen und einen einfachen, dokumentierten Umgang mit deren Daten wollen.
Was erhalte ich?
Fünf Teile: Formulierungen für Buchungs- und Kontaktdaten von Kunden, Formulierungen für Angebots- und Rechnungsformulare, Hinweise zur Aufbewahrung von Auftragsunterlagen, Formulierungen für die Marketing-Einwilligung beim Nachfassen und ein einfaches ROPA für Dienstleistungsbetriebe. Die Download-Seite erhalten Sie direkt nach dem Bezahlen, ohne ein Konto anzulegen.
Brauche ich ein ROPA, wenn ich Einzelunternehmer bin?
Artikel 30 nimmt kleinere Organisationen nur dann aus, wenn die Verarbeitung gelegentlich erfolgt, mit geringem Risiko verbunden ist und keine besonderen Kategorien von Daten umfasst. Wenn Sie regelmäßig Kundendaten verarbeiten, was die meisten Dienstleistungsbetriebe tun, ist ein kurzes Verzeichnis der sicherere Weg, und mit der Startvorlage des Pakets ist das einfach.
Darf ich Kunden Marketingnachrichten senden?
Das hängt vom Kanal und vom Land ab. Die Einwilligung ist der übliche Weg für Marketing-E-Mails und -SMS, und einige Länder erlauben begrenzte Nachrichten an Bestandskunden über ähnliche Leistungen. Das Paket liefert Einwilligungsformulierungen und erklärt, wie Sie die nationale Regel prüfen.
Wie lange muss ich Auftragsunterlagen und Rechnungen aufbewahren?
Steuer- und Buchführungsregeln setzen Mindestfristen, und diese unterscheiden sich zwischen den Ländern. Die Hinweise zur Aufbewahrung trennen, was Sie aufbewahren müssen und was Sie löschen können, und lassen die nationale Frist als Feld, das Sie selbst bestätigen.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Das Paket ist ein praktischer Ausgangspunkt. Die Formulierungen und Verzeichnisse sind Entwürfe, die Sie an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpassen, und nationale Vorschriften unterscheiden sich. Lassen Sie alles, worauf Sie sich verlassen, von einer qualifizierten Rechtsperson prüfen.
Was, wenn es nicht meinen Erwartungen entspricht?
Schreiben Sie an hello@gdprgard.eu innerhalb von 14 Tagen für eine volle Erstattung. Kein Formular nötig.
Halten Sie Kundendaten ordentlich und vertrauenswürdig.
Holen Sie Hinweise, Formularformulierungen, Hinweise zur Aufbewahrung und ROPA in einem Paket und bringen Sie Ihre Kundendaten in Ordnung.
Paket holen: 39 €