Immobiliengeschäft beruht auf persönlichen und finanziellen Angaben.
Käufer, Mieter und Eigentümer geben Ausweisdokumente, Referenzen und Vermögensnachweise ab und erwarten, dass Sie sie schützen. Kunden und Aufsichtsbehörden fragen zunehmend, wie Sie das tun. Klare Hinweise, ordentliche Akten und festgelegte Aufbewahrungsfristen beantworten die meisten dieser Fragen.
Identitäts- und Geldangaben
Mieterreferenzen, Ausweiskopien und Einkommensnachweise sind für Betrüger wertvoll. Das Paket zeigt, was Sie abfragen sollten und wie Sie es schützen.
Drei Gruppen, drei Hinweise
Käufer, Mieter und Eigentümer geben Ihnen jeweils unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Gründen. Das Paket hält ihre Hinweise und Unterlagen getrennt und klar.
Wenn ein Geschäft endet, enden die Daten nicht
Verkäufe und Mietverhältnisse enden, aber Akten bleiben liegen. Die Hinweise zur Aufbewahrung helfen Ihnen, aufzubewahren, was das Gesetz verlangt, und den Rest zu löschen.
Fünf Teile. Ein aufgeräumter Umgang mit Immobiliendaten.
Jeder Teil steht für sich und verweist zugleich auf den nächsten: Das Anfrageformular legt die Akte an, die Hinweise zu Unterlagen formen sie, und die Aufbewahrungsregeln schließen sie ab.
Besichtigungs- & Anfrageformulare
Sagen Sie vom ersten Kontakt an, was Sie erheben und warum.
- Formularformulierungen und ein kurzer Datenschutzhinweis für Interessenten
- Was vor einer Besichtigung abzufragen ist und was für später bleibt
- Umgang mit Anfragen über Portale, Telefon und E-Mail
Mieter- & Käuferunterlagen
Halten Sie Akten vollständig, aber nicht übermäßig.
- Was in eine Mieter-, Käufer- oder Eigentümerakte gehört
- Ausweisdokumente, Referenzen und Vermögensnachweise: erheben, speichern, begrenzen
- Wer die Akte einsehen darf und wie sie geschützt ist
Marketinglisten
Bauen Sie Listen auf, die Sie wirklich nutzen können.
- Wann Sie Kontakte zu Mailinglisten hinzufügen dürfen und wann Sie eine Einwilligung brauchen
- Formulierungen für Anmeldung und Abmeldung
- Bewertungs-Leads, Immobilien-Alerts und Newsletter
Aufbewahrung nach Ende eines Verkaufs oder einer Vermietung
Wie lange jede Art von Unterlagen aufzubewahren ist.
- Ein vorgeschlagener Umgang für jede Art von Akte
- Hinweise zu nationalen Unterschieden, einschließlich der Aufbewahrung zur Geldwäscheprävention, wo sie gilt
- Wann zu löschen oder zu anonymisieren ist
Gängige Tools: CRM, Portale & E-Mail
Wissen Sie, wer die Daten Ihrer Kunden verarbeitet.
- Was bei jedem Tool zu prüfen ist: AVV, Datenstandort, Übermittlungsmechanismen
- Ob ein Tool Ihr Auftragsverarbeiter oder ein eigenständiger Verantwortlicher ist
Echte Formulierungen, kein bloßes Inhaltsverzeichnis.
Zwei kurze Auszüge aus dem Paket. Hervorgehobene Felder sind die Stellen, die Sie für Ihre eigene Agentur ausfüllen.
Wie wir Ihre Angaben verwenden
Wir verwenden Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse, um die Besichtigung zu vereinbaren, Sie über die Immobilie zu informieren und Ihr Interesse nachzuverfolgen. Wenn Sie die Anfrage weiterverfolgen, fragen wir möglicherweise auch Identitäts- und Finanzangaben ab, die wir gesondert erläutern. Wir bewahren Anfragen auf für [Aufbewahrungsfrist] und nehmen Sie nicht in eine Mailingliste auf, es sei denn, Sie bitten uns darum.
Fragen können gesendet werden an [Kontakt-E-Mail].
Das vollständige Paket enthält zusätzlich Hinweise für Mieter, Käufer und Eigentümer.
Was nach Ende eines Geschäfts aufzubewahren ist
| Nur Anfrage, kein Geschäft | Löschen nach [kurze Frist] |
|---|---|
| Akte eines abgeschlossenen Verkaufs oder einer Vermietung | Aufbewahren für [gesetzliche Frist], danach löschen |
| Identitäts- und Sorgfaltsunterlagen | Für die Geldwäsche-Aufbewahrungsfrist aufbewahren, wo sie gilt: [nationale Frist] |
| Eintrag in der Marketingliste | Aufbewahren, bis sich die Person abmeldet |
| Besichtigungskalender und Schlüsselprotokoll | Löschen nach [Frist] |
Die Fristen unterscheiden sich je nach Land und Rolle, daher überlässt das Paket sie Ihrer Bestätigung.
Das sind gekürzte Ausgangspunkte. Ihre Hinweise und Verzeichnisse müssen widerspiegeln, was Sie tatsächlich tun, und nationale Regeln unterscheiden sich. Das Paket zeigt Ihnen, wo Sie nachprüfen sollten.
Für wen es ist und für wen nicht.
Passt gut, wenn Sie
- Eine Immobilienagentur, Vermietungsagentur oder Hausverwaltung führen
- Anfragen, Besichtigungen und Akten für Käufer, Mieter oder Eigentümer bearbeiten
- Ein CRM, Immobilienportale und E-Mail nutzen
- Keinen internen Datenschutzjuristen haben
Allein nicht ausreichend, wenn Sie
- Mieterprüfungen mit automatisierter Bewertung oder umfangreiche Bonitätsprüfungen durchführen
- Smart-Building-Systeme, Kameras oder Zutrittsverfolgung in großem Umfang betreiben
- Große Portfolios mit eigenem Compliance-Personal verwalten
- Einen unterschriebenen, anwaltlich geprüften Vertrag brauchen; das Paket ist keine Rechtsberatung
Fünf Teile. Eine Zahlung.
Alles auf dieser Seite, zusammen geliefert. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an, aktualisieren Sie Ihre Hinweise und beantworten Sie die nächste Frage mit denselben Unterlagen.
- Besichtigungs- & Anfrageformulare
- Mieter- & Käuferunterlagen
- Marketinglisten
- Aufbewahrung nach Ende eines Verkaufs oder einer Vermietung
- Gängige Tools: CRM, Portale & E-Mail
Bevor Sie fragen:
Für wen ist das Immobilien-Compliance-Paket?
Immobilienmakler, Vermietungsagenten und Hausverwalter in der EU, die personenbezogene Daten von Käufern, Mietern und Eigentümern verarbeiten und einen klaren, dokumentierten Umgang damit wollen.
Was erhalte ich?
Fünf Teile: Formulierungen für Besichtigungs- und Anfrageformulare, Hinweise zu Mieter- und Käuferunterlagen, Regeln für Marketinglisten, Hinweise zur Aufbewahrung nach Ende eines Verkaufs oder einer Vermietung und eine Checkliste für gängige Tools wie CRM, Portale und E-Mail. Die Download-Seite erhalten Sie direkt nach dem Bezahlen, ohne ein Konto anzulegen.
Darf ich Kopien der Ausweisdokumente von Mietern aufbewahren?
Nur wenn Sie einen klaren Grund und eine Rechtsgrundlage haben, und nicht länger als nötig. Einige Länder verlangen von Immobilienmaklern nach den Geldwäschevorschriften Identitätsprüfungen, die auch eine Aufbewahrungsfrist festlegen können. Das Paket erklärt, wie Sie diese Fälle von routinemäßigen Mietverhältnissen trennen.
Ist ein Immobilienportal mein Auftragsverarbeiter?
Nicht immer. Ein Portal kann für manches als Ihr Auftragsverarbeiter und für anderes, etwa sein eigenes Marketing an Interessenten, als eigenständiger Verantwortlicher handeln. Die Tool-Checkliste hilft Ihnen, das Verhältnis zu klären und zu wissen, was Sie verlangen sollten.
Darf ich Interessenten in meine Mailingliste aufnehmen?
Nicht automatisch. Die Einwilligung ist die übliche Grundlage für Marketing-E-Mails, und einige Länder erlauben begrenzte Nachrichten an Bestandskunden über ähnliche Leistungen. Das Paket liefert Formulierungen für das Opt-in und erklärt, wie Sie die nationale Regel prüfen.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Das Paket ist ein praktischer Ausgangspunkt. Die Formulierungen und Verzeichnisse sind Entwürfe, die Sie an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpassen, und nationale Vorschriften unterscheiden sich. Lassen Sie alles, worauf Sie sich verlassen, von einer qualifizierten Rechtsperson prüfen.
Was, wenn es nicht meinen Erwartungen entspricht?
Schreiben Sie an hello@gdprgard.eu innerhalb von 14 Tagen für eine volle Erstattung. Kein Formular nötig.
Halten Sie jede Immobilienakte sauber und belastbar.
Holen Sie Formularformulierungen, Hinweise zu Unterlagen, Marketingregeln und Aufbewahrungsplan in einem Paket.
Paket holen: 39 €