Klijenti vam povjeravaju svoje najosjetljivije evidencije.
Bankovni izvodi, obračun plaća, porezni identifikatori i isprave osobni su podaci, a klijenti sve češće traže ugovor o obradi podataka. Jasan postupak rukovanja podacima, njihove pohrane i brisanja čini vas lakšim za angažiranje i težim za zamjenu.
Vaša uloga ovisi o usluzi
Za posao obavljen prema uputama klijenta, poput obračuna plaća ili knjigovodstva, općenito ste izvršitelj obrade. Za drugi posao, poput savjetovanja ili zakonskih dužnosti, možete biti voditelj obrade, a nacionalna se pravila razlikuju. Paket vam pomaže odlučiti i dokumentirati to.
Vaši alati drže podatke klijenata
Cloud računovodstvo, portali za dokumente i e-pošta pohranjuju evidencije klijenata. Kontrolni popis podizvršitelja obrade pokazuje što provjeriti za svaki i kako dodati ili promijeniti alate.
Porezne evidencije imaju određena razdoblja
Evidencije klijenata obično se moraju čuvati zakonski određeno razdoblje, ali ne beskonačno. Smjernice o zadržavanju razdvajaju što zadržati od onoga što obrisati ili vratiti.
Pet dijelova. Jedan jasan pristup podacima klijenata.
Svaki dio stoji sam za sebe, a ujedno upućuje na sljedeći: pravila rukovanja oblikuju popis alata, klauzule DPA-a ga formaliziraju, a obavijest govori klijentima što radite.
Postupanje s podacima klijenata
Primajte, pohranjujte i dijelite podatke klijenata s pažnjom.
- Što prikupljati, kako to primati i gdje se pohranjuje
- Tko u vašoj tvrtki smije pristupiti podacima pojedinog klijenta
- Sigurno slanje i dijeljenje datoteka klijenata
Kontrolni popis podizvršitelja obrade
Znajte alate koji drže evidencije vaših klijenata.
- Što provjeriti za svaki alat: DPA, lokaciju podataka, mehanizme prijenosa
- Jednostavan postupak za dodavanje ili uklanjanje podizvršitelja obrade
Zadržavanje poreznih evidencija
Koliko što čuvati i što učiniti nakon toga.
- Koliko dugo čuvati evidencije klijenata, radne papire i podatke o plaćama
- Napomene o nacionalnim poreznim i računovodstvenim pravilima
- Kada obrisati, vratiti ili anonimizirati evidencije nakon završetka angažmana
Klauzule DPA-a kad djelujete kao izvršitelj obrade Klauzule predloška
Ugovor iz članka 28. koji vaši klijenti mogu zatražiti.
- Klauzule o uputama, povjerljivosti, sigurnosti, podizvršiteljima obrade i pomoći
- Postupanje sa zahtjevima ispitanika i povredama u ime klijenta
- Vraćanje ili brisanje podataka na kraju angažmana
Obavijest o privatnosti za vlastite klijente
Recite klijentima što radite s njihovim podacima.
- Što prikupljate o klijentima i njihovim kontaktima i zašto
- Tekst za ugovore o angažmanu i vašu web-stranicu
Pravi tekst, a ne samo sadržaj.
Dva kratka izvatka iz paketa. Istaknuta polja su dijelovi koje popunjavate za vlastitu tvrtku.
Obrada samo prema uputama
Računovođa obrađuje osobne podatke samo prema dokumentiranim uputama Klijenta, uključujući u pogledu prijenosa u treću zemlju, osim ako zakon zahtijeva drukčije. Računovođa osigurava da su sve osobe ovlaštene za obradu podataka vezane obvezom povjerljivosti i ne angažira drugog izvršitelja obrade bez prethodnog odobrenja Klijenta.
Zamijenite definirane pojmove nazivima svoje tvrtke i klijenta te priložite popis odobrenih podizvršitelja obrade kao [Prilog].
Cijeli paket pokriva svaku točku članka 28. stavka 3. kao klauzulu ili stavku kontrolnog popisa.
Informacije o vama i vašim klijentima
Prikupljamo podatke koje nam klijenti daju za provedbu našeg angažmana, poput imena, kontakt-podataka, poreznih identifikatora i financijskih evidencija. Koristimo ih za pružanje usluga i ispunjavanje zakonskih obveza te ih čuvamo [razdoblje zadržavanja]. Kad obrađujemo podatke klijenta prema njegovim uputama, primjenjuje se klijentova vlastita obavijest o privatnosti, a naš ugovor s njim uređuje kako postupamo s podacima.
Pitanja možete poslati na [kontakt e-pošta].
Cijeli paket dodaje tekst za ugovore o angažmanu i web-stranice.
Ovo su skraćene polazne točke. Vaše obavijesti i evidencije moraju odražavati što stvarno radite, a nacionalna se pravila razlikuju. Paket vam pokazuje što provjeriti.
Za koga je, a za koga nije.
Dobro se uklapa ako
- Vodite računovodstvenu, knjigovodstvenu ili poreznu savjetodavnu praksu
- Rukujete financijskim podacima, podacima o plaćama ili podacima o identitetu klijenata
- Koristite cloud računovodstvo, portale za dokumente i e-poštu
- Nemate internog pravnika za privatnost
Sam po sebi nije dovoljan ako
- Velika ste tvrtka sa zakonskim revizijskim dužnostima i posvećenim timom za usklađenost
- Obrađujete posebne kategorije podataka za klijente u velikom opsegu, primjerice obračun plaća sa zdravstvenim podacima
- Radite ondje gdje nacionalna stručna pravila određuju vašu ulogu i potreban je lokalni savjet
- Trebate potpisan ugovor koji je pregledao odvjetnik; paket nije pravni savjet
Pet dijelova. Jedna uplata.
Sve na ovoj stranici, isporučeno zajedno. Prilagodite svom poslovanju, ažurirajte svoje obavijesti i odgovorite na sljedeće pitanje iz istih dokumenata.
- Postupanje s podacima klijenata
- Kontrolni popis podizvršitelja obrade
- Zadržavanje poreznih evidencija
- Klauzule DPA-a kad djelujete kao izvršitelj obrade
- Obavijest o privatnosti za vlastite klijente
Prije nego pitate:
Za koga je paket usklađenosti za računovođe i knjigovođe?
Računovođe, knjigovođe i porezni savjetnici u EU-u koji obrađuju financijske i osobne podatke klijenata i trebaju jasne dogovore o izvršitelju obrade i obavijesti.
Što dobivam?
Pet dijelova: pravila rukovanja podacima klijenata, kontrolni popis podizvršitelja obrade, smjernice o zadržavanju poreznih evidencija, klauzule DPA-a za slučaj kad djelujete kao izvršitelj obrade i obavijest o privatnosti za vlastite klijente. Stranicu za preuzimanje dobivate odmah nakon plaćanja, bez otvaranja računa.
Jesam li voditelj obrade ili izvršitelj obrade?
Ovisi o usluzi i nacionalnim pravilima. Ako podacima rukujete samo prema uputama klijenta, poput rutinskog knjigovodstva ili obračuna plaća, općenito ste izvršitelj obrade. Ako odlučujete kako i zašto se podaci koriste, primjerice prema vlastitim stručnim ili zakonskim dužnostima, možete biti voditelj obrade. Paket objašnjava razliku i pomaže vam to dokumentirati.
Smijem li čuvati evidencije klijenata nakon završetka angažmana?
Samo onoliko dugo koliko imate zakonsku obvezu ili drugi valjani razlog. Porezna i računovodstvena pravila određuju minimalna razdoblja koja se razlikuju po državama. Smjernice o zadržavanju objašnjavaju što zadržati, što vratiti i što obrisati.
Trebaju li mojim klijentima DPA sa mnom?
Ondje gdje djelujete kao izvršitelj obrade, da: članak 28. zahtijeva pisani ugovor s određenim sadržajem. Paket daje klauzule predloška i kontrolni popis kako biste mogli ponuditi standardni ugovor svakom klijentu.
Je li ovo pravni savjet?
Ne. Paket je praktična polazna točka. Tekst i evidencije su nacrti koje prilagođavate svom stvarnom načinu rada, a nacionalna se pravila razlikuju. Neka kvalificirani odvjetnik pregleda sve na što se oslanjate.
Što ako nije ono što sam očekivao/la?
Pošaljite e-poruku na hello@gdprgard.eu u roku od 14 dana za puni povrat novca. Bez obrasca za ispunjavanje.
Budite tvrtka kojoj klijenti vjeruju svoje evidencije.
Nabavite pravila rukovanja, klauzule DPA-a, smjernice o zadržavanju i obavijesti u jednom paketu.
Nabavite paket: 39 €