HR podaci su osjetljivi i uvijek prisutni.
Svaka tvrtka koja zapošljava ljude obrađuje osobne podatke o njima, od prve prijave do posljednje platne liste. Zaposlenici i kandidati imaju ista prava kao kupci i pitaju o njima češće nego što biste očekivali. Kad su obavijesti, evidencije i raspored zadržavanja na mjestu, ti zahtjevi postaju rutina umjesto stresa.
Zaposlenici ne mogu slobodno dati privolu
Zbog neravnoteže između poslodavca i zaposlenika privola je rijetko sigurna osnova za HR obradu. Paket predlaže odgovarajuću osnovu za svaku aktivnost i označava gdje privola ne funkcionira.
Neki HR podaci su posebni
Evidencije izostanaka i bolovanja mogu otkriti zdravstvene podatke, što zahtijeva dodatnu pažnju. Klauzule i ROPA označavaju gdje vrijede stroža pravila i što svesti na minimum.
Pravila zadržavanja razlikuju se po državama
Porezno i radno pravo određuju minimalna razdoblja i ona se razlikuju među državama članicama. Raspored zadržavanja razdvaja ono što morate čuvati od onoga što biste trebali obrisati ili anonimizirati.
Sedam dijelova. Jedna osnova spremna za HR.
Svaki dio stoji sam za sebe, a ujedno upućuje na sljedeći: obavijesti imenuju vaše alate, ROPA ih bilježi, a raspored zadržavanja kaže koliko dugo svaka kategorija ostaje.
Klauzule politike privatnosti i obavijesti specifične za HR Spremno za kopiranje
Gotov tekst s mjestima za popunjavanje, jedan blok po temi.
- Osobni podaci zaposlenika i HR dosjei
- Podaci o zapošljavanju i kandidatima
- Obračun plaća, beneficije i porezni podaci
- Ocjene uspješnosti i evidencije izostanaka
- Kontrola pristupa i videonadzor Ako se koristi
- Zadržavanje i brisanje podataka zaposlenika i kandidata
- Međunarodni prijenosi HR podataka Ako postoji
Jednostavan početni ROPA za tipične HR aktivnosti
Unaprijed popunjena evidencija aktivnosti obrade. Uređujte, ne izmišljajte.
- Zapošljavanje i upravljanje prijavama kandidata
- Uvođenje zaposlenika i osobni dosjei
- Obračun plaća i administracija beneficija
- Upravljanje uspješnošću i obuka
- Upravljanje izostancima i dopustima
- Praćenje zaposlenika ili zapisnici pristupa Ako je primjenjivo
- Predložene pravne osnove, kategorije podataka, rokovi zadržavanja i popisi primatelja (obračun plaća, računovođa itd.)
Kontrolni popis podataka o zapošljavanju & kandidatima
Počnite zapošljavanje ispravno od prve prijave.
- Što uključiti u obavijest o privatnosti za prijavu na posao
- Koliko dugo čuvati podatke neuspješnih kandidata
- Privola naspram legitimnog interesa u zapošljavanju
- Što reći kandidatima o dijeljenju podataka s agencijama ili alatima
Postupak za zahtjeve & brisanje podataka zaposlenika
Za sadašnje i bivše zaposlenike.
- Jednostavni koraci za zahtjeve za pristup, ispravak ili brisanje
- Što možete odbiti ili odgoditi (zakonske obveze zadržavanja)
- Predložak odgovora i interni kontrolni popis
Kontrolni popis podizvršitelja obrade & dobavljača za HR alate
Znajte tko drži podatke vaših ljudi.
- Uobičajeni HR alati i što provjeriti za svaki: DPA, lokacija podataka, mehanizmi prijenosa
- Predložak e-pošte za traženje DPA-a od dobavljača
Raspored zadržavanja HR podataka
Koliko što čuvati i što učiniti nakon toga.
- Predložena razdoblja za ugovore, evidencije o plaćama, bilješke o uspješnosti i podatke o kandidatima
- Napomene o nacionalnim razlikama (zahtjevi poreznog i radnog prava)
- Kada obrisati ili anonimizirati podatke
30-dnevni akcijski plan za HR tim
Kratak, prioritiziran popis kako bi se posao doista obavio. Pogledajte plan u nastavku.
- Tjedan po tjedan, redom kako zaposlenici primjećuju
- Svaki tjedan završava nečim što možete pokazati svom timu
Pravi tekst, a ne samo sadržaj.
Dva kratka izvatka iz paketa. Istaknuta polja su dijelovi koje popunjavate za vlastitu tvrtku.
Podaci o zapošljavanju i kandidatima
Kad se prijavite za posao kod nas, obrađujemo podatke koje nam date, poput životopisa, kontakt-podataka i bilješki s razgovora, kako bismo procijenili vašu prikladnost i poduzeli korake na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Ako vaša prijava nije uspješna, vaše podatke brišemo nakon [razdoblje zadržavanja], osim ako zasebno pristanete da vaše podatke smijemo čuvati za buduća slobodna radna mjesta.
Koristimo [alat za zapošljavanje] za upravljanje prijavama. Pitanja možete poslati na [hr-privacy@yourcompany.eu].
Cijeli paket dodaje tekst za agencije za zapošljavanje i provjere prošlosti ondje gdje ih nacionalno pravo dopušta.
Upravljanje izostancima i dopustima
| Svrha | Evidentiranje i vođenje dopusta i bolovanja, prava na plaću, ispunjavanje obveza iz radnog prava |
|---|---|
| Pravna osnova | Čl. 6. st. 1. t. (b) ugovor i čl. 6. st. 1. t. (c) pravna obveza; zdravstveni podaci prema čl. 9. st. 2. t. (b) |
| Ispitanici | Zaposlenici |
| Kategorije | Datumi i vrsta izostanka, potvrde (bez dijagnoze gdje je moguće) |
| Primatelji | Pružatelj obračuna plaća, pružatelj HR sustava, tijelo socijalnog osiguranja gdje je potrebno |
| Zadržavanje | [nacionalno razdoblje], zatim obrisati ili anonimizirati |
Svaka od šest aktivnosti navodi i prijenose i sigurnosne mjere.
Ovo su skraćene polazne točke. Vaše obavijesti i evidencije moraju odražavati što vaša tvrtka stvarno radi, a nacionalna pravila o zapošljavanju razlikuju se. Paket vam pokazuje što provjeriti.
Od raštrkanih datoteka do dokumentiranog HR procesa.
Prioritizirano za mali HR tim bez zasebne osobe za privatnost.
Recite ljudima što radite
- Ažurirajte obavijesti o privatnosti za zaposlenike i kandidate
Zabilježite to
- Izradite ili ažurirajte svoj ROPA za glavne HR aktivnosti
Posložite i provjerite
- Pregledajte pravila zadržavanja
- Provjerite DPA-ove glavnih HR alata
Obrađujte zahtjeve
- Postavite jednostavan postupak za zahtjeve zaposlenika u vezi s podacima
Za koga je, a za koga nije.
Dobro se uklapa ako
- Mala ste ili srednja tvrtka sa zaposlenicima u EU-u
- Vodite zapošljavanje, obračun plaća i osobne dosjee standardnim HR alatima
- Nemate zasebni tim za privatnost
- Želite obavijesti, evidencije i raspored zadržavanja na jednom mjestu
Sam po sebi nije dovoljan ako
- Provodite opsežno praćenje ili profiliranje zaposlenika, za što može biti potrebna DPIA
- Provodite programe medicine rada ili obrađujete biometrijske podatke
- Trebate sporazume s radničkim vijećem ili ugovor koji je pregledao odvjetnik; paket nije pravni savjet
- Jeste agencija za zapošljavanje, kojoj su podaci kandidata temeljna djelatnost
Sedam dijelova. Jedna uplata.
Sve na ovoj stranici, isporučeno zajedno. Prilagodite svojoj tvrtki, ažurirajte svoje obavijesti i odgovorite na sljedeće pitanje zaposlenika iz istih dokumenata.
- Klauzule politike privatnosti & obavijesti za HR
- ROPA početni obrazac sa šest unaprijed popunjenih aktivnosti
- Kontrolni popis podataka o zapošljavanju & kandidatima
- Postupak za zahtjeve & brisanje podataka zaposlenika
- Kontrolni popis podizvršitelja obrade & dobavljača za HR alate
- Raspored zadržavanja HR podataka
- 30-dnevni akcijski plan
Prije nego pitate:
Za koga je paket usklađenosti za HR?
Mala i srednja poduzeća koja obrađuju podatke zaposlenika i kandidata u EU-u: HR menadžeri, uredski menadžeri, osnivači i svi koji vode zapošljavanje, obračun plaća i osobne dosjee bez zasebnog tima za privatnost.
Što dobivam?
Sedam dijelova: klauzule politike privatnosti i obavijesti za HR, unaprijed popunjen početni ROPA, kontrolni popis podataka o zapošljavanju i kandidatima, postupak za zahtjeve i brisanje podataka zaposlenika, kontrolni popis podizvršitelja obrade i dobavljača za HR alate, raspored zadržavanja HR podataka i 30-dnevni akcijski plan. Stranicu za preuzimanje dobivate odmah nakon plaćanja, bez otvaranja računa.
Možemo li se osloniti na privolu zaposlenika?
Obično ne. Zbog neravnoteže između poslodavca i zaposlenika privola je rijetko sigurna osnova za HR obradu. Ugovor, pravna obveza i legitimni interes češće su osnove. Paket predlaže osnovu za svaku aktivnost i označava gdje privola nije prikladna.
Koliko dugo možemo čuvati podatke neuspješnih kandidata?
Ovisi o državi i o tome što kažete kandidatima. Kontrolni popis pomaže odabrati određeno razdoblje, navesti ga u obavijesti o privatnosti za prijave te nakon toga obrisati ili anonimizirati podatke, a nacionalni iznos ostavlja kao polje koje sami potvrđujete.
Razlikuju li se razdoblja zadržavanja među državama EU-a?
Da. Porezno pravo, pravo socijalnog osiguranja i radno pravo određuju različita minimalna razdoblja u različitim državama članicama. Raspored zadržavanja daje predložena razdoblja i napomene o nacionalnim razlikama te se treba potvrditi prema pravilima zemlje u kojoj poslujete.
Je li ovo pravni savjet?
Ne. Paket je praktična polazna točka. Pravila o podacima zaposlenika razlikuju se po državama, a ponekad uključuju radnička vijeća ili predstavnike zaposlenika, stoga neka kvalificirani odvjetnik pregleda sve na što se oslanjate.
Što ako nije ono što sam očekivao/la?
Pošaljite e-poruku na hello@gdprgard.eu u roku od 14 dana za puni povrat novca. Bez obrasca za ispunjavanje.
Dajte svojim ljudima jasne odgovore.
Nabavite obavijesti, evidencije, postupak za zahtjeve i raspored zadržavanja u jednom paketu i dovedite postupanje s HR podacima u red.
Nabavite paket: 39 €