Posao s nekretninama temelji se na osobnim i financijskim podacima.
Kupci, najmoprimci i vlasnici predaju isprave, preporuke i dokaze o sredstvima te očekuju da ih zaštitite. Klijenti i regulatori sve češće pitaju kako to činite. Jasne obavijesti, uredni dosjei i određena razdoblja zadržavanja odgovaraju na većinu tih pitanja.
Podaci o identitetu i novcu
Preporuke najmoprimaca, preslike osobnih iskaznica i dokazi o prihodima vrijedni su prevarantima. Paket pokazuje što tražiti i kako to zaštititi.
Tri skupine, tri obavijesti
Kupci, najmoprimci i vlasnici svaki vam daju različite podatke iz različitih razloga. Paket drži njihove obavijesti i evidencije odvojenima i jasnima.
Kad posao završi, podaci ne završavaju
Prodaje i najmovi završavaju, ali dosjei ostaju. Smjernice o zadržavanju pomažu vam čuvati ono što zakon zahtijeva i brisati ostalo.
Pet dijelova. Jedan uredan pristup podacima o nekretninama.
Svaki dio stoji sam za sebe, a ujedno upućuje na sljedeći: obrazac za upit otvara dosje, smjernice o evidencijama ga oblikuju, a pravila zadržavanja ga zatvaraju.
Obrasci za razgledavanje & upite
Recite što prikupljate i zašto, od prvog kontakta.
- Tekst obrasca i kratka obavijest o privatnosti za osobe koje se raspituju
- Što pitati prije razgledavanja, a što ostaviti za kasnije
- Postupanje s upitima s portala, telefona i e-pošte
Evidencije najmoprimaca & kupaca
Držite dosjee potpunima, ali ne pretjeranima.
- Što čuvati u dosjeu najmoprimca, kupca ili vlasnika
- Isprave, preporuke i dokazi o sredstvima: prikupiti, pohraniti, ograničiti
- Tko smije vidjeti dosje i kako je zaštićen
Popisi za marketing
Izgradite popise koje stvarno možete koristiti.
- Kada možete dodati kontakte na popise za slanje, a kada vam treba privola
- Tekst za prijavu i odjavu
- Potencijalni klijenti za procjenu, obavijesti o nekretninama i newsletteri
Zadržavanje nakon završetka prodaje ili najma
Koliko dugo čuvati svaku vrstu evidencije.
- Predloženi pristup za svaku vrstu dosjea
- Napomene o nacionalnim razlikama, uključujući vođenje evidencija radi sprječavanja pranja novca ondje gdje se primjenjuje
- Kada obrisati ili anonimizirati
Uobičajeni alati: CRM, portali & e-pošta
Znajte tko rukuje podacima vaših klijenata.
- Što provjeriti za svaki alat: DPA, lokaciju podataka, mehanizme prijenosa
- Je li alat vaš izvršitelj obrade ili samostalni voditelj obrade
Pravi tekst, a ne samo sadržaj.
Dva kratka izvatka iz paketa. Istaknuta polja su dijelovi koje popunjavate za vlastitu agenciju.
Kako koristimo vaše podatke
Vaše ime, telefonski broj i e-adresu koristimo za dogovaranje razgledavanja, obavještavanje o nekretnini i praćenje vašeg interesa. Ako upit nastavite, možemo tražiti i podatke o identitetu i financijama, što objašnjavamo zasebno. Upite čuvamo [razdoblje zadržavanja] i ne dodajemo vas na popis za slanje osim ako to zatražite.
Pitanja možete poslati na [kontakt e-pošta].
Cijeli paket dodaje obavijesti za najmoprimce, kupce i vlasnike.
Što čuvati nakon završetka posla
| Samo upit, bez posla | Obrisati nakon [kratko razdoblje] |
|---|---|
| Dosje dovršene prodaje ili najma | Čuvati [zakonski rok], zatim obrisati |
| Evidencije o identitetu i dubinskoj analizi | Čuvati za razdoblje sprječavanja pranja novca ondje gdje se primjenjuje: [nacionalno razdoblje] |
| Unos na popis za marketing | Čuvati dok se osoba ne odjavi |
| Dnevnik razgledavanja i evidencija ključeva | Obrisati nakon [razdoblje] |
Razdoblja se razlikuju po državi i ulozi, pa ih paket ostavlja vama za potvrdu.
Ovo su skraćene polazne točke. Vaše obavijesti i evidencije moraju odražavati što stvarno radite, a nacionalna se pravila razlikuju. Paket vam pokazuje što provjeriti.
Za koga je, a za koga nije.
Dobro se uklapa ako
- Vodite agenciju za nekretnine, agenciju za najam ili tvrtku za upravljanje nekretninama
- Obrađujete upite, razgledavanja i dosjee za kupce, najmoprimce ili vlasnike
- Koristite CRM, portale za nekretnine i e-poštu
- Nemate internog pravnika za privatnost
Sam po sebi nije dovoljan ako
- Provodite provjeru najmoprimaca s automatiziranim bodovanjem ili opsežnim provjerama kreditne sposobnosti
- Upravljate sustavima pametnih zgrada, kamerama ili praćenjem pristupa u velikom opsegu
- Upravljate velikim portfeljima s posvećenim osobljem za usklađenost
- Trebate potpisan ugovor koji je pregledao odvjetnik; paket nije pravni savjet
Pet dijelova. Jedna uplata.
Sve na ovoj stranici, isporučeno zajedno. Prilagodite svom poslovanju, ažurirajte svoje obavijesti i odgovorite na sljedeće pitanje iz istih dokumenata.
- Obrasci za razgledavanje & upite
- Evidencije najmoprimaca & kupaca
- Popisi za marketing
- Zadržavanje nakon završetka prodaje ili najma
- Uobičajeni alati: CRM, portali & e-pošta
Prije nego pitate:
Za koga je paket usklađenosti za nekretnine?
Agenti za nekretnine, agenti za najam i upravitelji nekretnina u EU-u koji obrađuju osobne podatke kupaca, najmoprimaca i vlasnika i žele jasan, dokumentiran način upravljanja njima.
Što dobivam?
Pet dijelova: tekst obrazaca za razgledavanje i upite, smjernice o evidencijama najmoprimaca i kupaca, pravila za popise za marketing, smjernice o zadržavanju nakon završetka prodaje ili najma i kontrolni popis za uobičajene alate poput CRM-a, portala i e-pošte. Stranicu za preuzimanje dobivate odmah nakon plaćanja, bez otvaranja računa.
Smijem li čuvati preslike osobnih isprava najmoprimaca?
Samo ako imate jasan razlog i pravnu osnovu i ne dulje nego što je potrebno. Neke države zahtijevaju provjeru identiteta za agente za nekretnine prema pravilima o sprječavanju pranja novca, što također može odrediti razdoblje zadržavanja. Paket objašnjava kako te slučajeve razdvojiti od rutinskih najmova.
Je li portal za nekretnine moj izvršitelj obrade?
Ne uvijek. Portal može djelovati kao vaš izvršitelj obrade za neke stvari, a za druge kao samostalni voditelj obrade, primjerice za vlastiti marketing prema osobama koje se raspituju. Kontrolni popis alata pomaže vam utvrditi odnos i što tražiti.
Mogu li staviti osobe koje se raspituju na svoj popis za slanje?
Ne automatski. Privola je uobičajena osnova za marketinške e-poruke, a neke države dopuštaju ograničene poruke postojećim kupcima o sličnim uslugama. Paket daje tekst za prijavu i objašnjava kako provjeriti nacionalno pravilo.
Je li ovo pravni savjet?
Ne. Paket je praktična polazna točka. Tekst i evidencije su nacrti koje prilagođavate svom stvarnom načinu rada, a nacionalna se pravila razlikuju. Neka kvalificirani odvjetnik pregleda sve na što se oslanjate.
Što ako nije ono što sam očekivao/la?
Pošaljite e-poruku na hello@gdprgard.eu u roku od 14 dana za puni povrat novca. Bez obrasca za ispunjavanje.
Držite svaki dosje o nekretnini čistim i obranjivim.
Nabavite tekst obrazaca, smjernice o evidencijama, marketinška pravila i raspored zadržavanja u jednom paketu.
Nabavite paket: 39 €