I clienti ti affidano i loro registri più sensibili.
Estratti conto, buste paga, identificativi fiscali e documenti d'identità sono dati personali, e i clienti chiedono sempre più spesso un accordo sul trattamento dei dati. Un processo chiaro per gestire, conservare e cancellare i loro dati ti rende più facile da incaricare e più difficile da sostituire.
Il tuo ruolo dipende dal servizio
Per il lavoro svolto su istruzioni di un cliente, come buste paga o contabilità, sei in genere responsabile del trattamento. Per altri lavori, come la consulenza o gli obblighi di legge, potresti essere titolare, e le norme nazionali differiscono. Il pacchetto ti aiuta a deciderlo e a documentarlo.
I tuoi strumenti detengono i dati dei clienti
La contabilità in cloud, i portali di documenti e l'email conservano tutti registri dei clienti. La checklist dei sub-responsabili mostra cosa verificare per ciascuno e come aggiungere o cambiare strumenti.
I registri fiscali hanno periodi stabiliti
I registri dei clienti di solito devono essere conservati per un periodo di legge, ma non all'infinito. Le indicazioni sulla conservazione separano ciò che va conservato da ciò che va cancellato o restituito.
Cinque parti. Un approccio chiaro ai dati dei clienti.
Ogni parte sta in piedi da sola e rimanda alla successiva: le regole di gestione definiscono il tuo elenco di strumenti, le clausole DPA lo formalizzano e l'informativa dice ai clienti cosa fai.
Gestione dei dati dei clienti
Ricevi, conserva e condividi i dati dei clienti con cura.
- Cosa raccogliere, come riceverlo e dove viene conservato
- Chi nel tuo studio può accedere ai dati di ciascun cliente
- Invio e condivisione sicura dei file dei clienti
Checklist dei sub-responsabili
Conosci gli strumenti che detengono i registri dei tuoi clienti.
- Cosa verificare per ogni strumento: DPA, ubicazione dei dati, meccanismi di trasferimento
- Un processo semplice per aggiungere o rimuovere un sub-responsabile
Conservazione dei registri fiscali
Quanto conservare cosa e cosa fare dopo.
- Per quanto tempo conservare i registri dei clienti, le carte di lavoro e i dati delle buste paga
- Note sulle norme fiscali e contabili nazionali
- Quando cancellare, restituire o anonimizzare i registri dopo la fine dell'incarico
Clausole DPA quando agisci come responsabile del trattamento Clausole modello
Il contratto dell'articolo 28 che i tuoi clienti possono richiedere.
- Clausole su istruzioni, riservatezza, sicurezza, sub-responsabili e assistenza
- Gestione delle richieste degli interessati e delle violazioni per conto del cliente
- Restituzione o cancellazione dei dati alla fine dell'incarico
Informativa privacy per i tuoi clienti
Di' ai clienti cosa fai con i loro dati.
- Cosa raccogli sui clienti e sui loro contatti, e perché
- Testi per le lettere di incarico e il tuo sito
Testi veri, non un semplice indice.
Due brevi estratti dal pacchetto. I campi evidenziati sono le parti che compili per il tuo studio.
Trattamento solo su istruzioni
Il Commercialista tratta i dati personali solo su istruzioni documentate del Cliente, anche in relazione ai trasferimenti verso un paese terzo, salvo che la legge richieda diversamente. Il Commercialista garantisce che tutte le persone autorizzate al trattamento dei dati siano vincolate da un obbligo di riservatezza e non ricorre a un altro responsabile senza l'autorizzazione preventiva del Cliente.
Sostituisci i termini definiti con i nomi del tuo studio e del cliente, e allega l'elenco dei sub-responsabili approvati come [Allegato].
Il pacchetto completo copre ogni punto dell'articolo 28, paragrafo 3, come clausola o voce della checklist.
Informazioni su di te e sui tuoi clienti
Raccogliamo i dati che i clienti ci forniscono per svolgere il nostro incarico, come nomi, recapiti, identificativi fiscali e registri finanziari. Li usiamo per erogare i nostri servizi e adempiere ai nostri obblighi di legge, e li conserviamo per [periodo di conservazione]. Quando trattiamo i dati di un cliente su sue istruzioni, si applica l'informativa privacy del cliente stesso e il nostro accordo con lui disciplina come gestiamo i dati.
Le domande possono essere inviate a [email di contatto].
Il pacchetto completo aggiunge testi per le lettere di incarico e i siti web.
Questi sono punti di partenza abbreviati. Le tue informative e i tuoi registri devono riflettere ciò che fai davvero, e le norme nazionali variano. Il pacchetto ti mostra dove verificare.
A chi è rivolto, e a chi non è rivolto.
Va bene se
- Gestisci uno studio di contabilità, tenuta dei libri o consulenza fiscale
- Gestisci dati finanziari, delle buste paga o di identità dei clienti
- Usi contabilità in cloud, portali di documenti ed email
- Non hai un consulente privacy interno
Non basta da solo se
- Sei un grande studio con obblighi di revisione legale e un team di conformità dedicato
- Tratti su larga scala categorie particolari di dati dei clienti, ad esempio buste paga con informazioni sanitarie
- Lavori dove le norme professionali nazionali fissano il tuo ruolo e serve una consulenza locale
- Ti serve un contratto firmato e rivisto da un avvocato; il pacchetto non è consulenza legale
Cinque parti. Un solo pagamento.
Tutto ciò che c'è in questa pagina, consegnato insieme. Adattalo alla tua attività, aggiorna le tue informative e rispondi alla prossima domanda con gli stessi documenti.
- Gestione dei dati dei clienti
- Checklist dei sub-responsabili
- Conservazione dei registri fiscali
- Clausole DPA quando agisci come responsabile del trattamento
- Informativa privacy per i tuoi clienti
Prima che tu chieda:
A chi è rivolto il pacchetto di conformità per commercialisti e contabili?
Commercialisti, contabili e consulenti fiscali nell'UE che trattano dati finanziari e personali dei clienti e hanno bisogno di accordi chiari sul responsabile del trattamento e di informative.
Cosa ricevo?
Cinque parti: regole di gestione dei dati dei clienti, una checklist dei sub-responsabili, indicazioni sulla conservazione dei registri fiscali, clausole DPA per quando agisci come responsabile del trattamento e un'informativa privacy per i tuoi clienti. Ricevi la pagina di download subito dopo il pagamento, senza creare alcun account.
Sono titolare o responsabile del trattamento?
Dipende dal servizio e dalle norme nazionali. Quando tratti i dati solo su istruzioni di un cliente, come la contabilità ordinaria o le buste paga, sei in genere responsabile del trattamento. Quando decidi come e perché i dati vengono usati, ad esempio in base ai tuoi obblighi professionali o di legge, potresti essere titolare. Il pacchetto spiega la differenza e ti aiuta a documentarla.
Posso conservare i registri dei clienti dopo la fine dell'incarico?
Solo finché hai un obbligo di legge o un altro motivo valido. Le norme fiscali e contabili fissano periodi minimi, che differiscono da paese a paese. Le indicazioni sulla conservazione spiegano cosa conservare, cosa restituire e cosa cancellare.
I miei clienti hanno bisogno di un DPA con me?
Quando agisci come responsabile del trattamento, sì: l'articolo 28 richiede un contratto scritto con un contenuto stabilito. Il pacchetto fornisce clausole modello e una checklist così puoi offrirne uno standard a ogni cliente.
Questa è consulenza legale?
No. Il pacchetto è un punto di partenza pratico. I testi e i registri sono bozze che adatti a come lavori davvero, e le norme nazionali variano. Fai rivedere da un avvocato qualificato tutto ciò su cui fai affidamento.
E se non è quello che mi aspettavo?
Scrivi a hello@gdprgard.eu entro 14 giorni per un rimborso completo. Nessun modulo da compilare.
Sii lo studio di cui i clienti si fidano per i loro registri.
Ottieni regole di gestione, clausole DPA, indicazioni sulla conservazione e informative in un unico pacchetto.
Ottieni il pacchetto: 39 €