I dati HR sono sensibili e sempre presenti.
Ogni azienda che impiega persone tratta dati personali che le riguardano, dalla prima candidatura all'ultima busta paga. Dipendenti e candidati hanno gli stessi diritti dei clienti e li esercitano più spesso di quanto ci si aspetti. Con informative, registri e un calendario di conservazione in atto, queste richieste diventano routine invece di stress.
I dipendenti non possono dare liberamente il consenso
A causa dello squilibrio tra datore di lavoro e dipendente, il consenso è raramente una base sicura per il trattamento HR. Il pacchetto suggerisce la base giusta per ogni attività e segnala dove il consenso non funziona.
Alcuni dati HR sono particolari
I registri di assenze e malattie possono rivelare informazioni sulla salute, che richiedono particolare cautela. Le clausole e il ROPA indicano dove si applicano regole più severe e cosa ridurre al minimo.
Le regole di conservazione differiscono da paese a paese
Il diritto tributario e del lavoro fissa periodi minimi, e questi variano tra gli Stati membri. Il calendario di conservazione separa ciò che devi conservare da ciò che dovresti cancellare o anonimizzare.
Sette parti. Una base pronta per l'HR.
Ogni parte sta in piedi da sola e rimanda alla successiva: le informative nominano i tuoi strumenti, il ROPA li registra e il calendario di conservazione dice quanto a lungo resta ogni categoria.
Clausole per informativa privacy e avvisi specifiche per l'HR Pronto da copiare
Testi pronti all'uso con segnaposto da compilare, un blocco per argomento.
- Dati personali dei dipendenti e fascicoli HR
- Dati di selezione e dei candidati
- Buste paga, benefit e informazioni fiscali
- Valutazioni delle prestazioni e registri delle assenze
- Controllo degli accessi e videosorveglianza Se utilizzato
- Conservazione e cancellazione dei dati di dipendenti e candidati
- Trasferimenti internazionali di dati HR Se presente
ROPA di partenza semplice per le tipiche attività HR
Un registro delle attività di trattamento precompilato. Modifica, non inventare.
- Selezione e gestione delle candidature
- Inserimento dei dipendenti e fascicoli del personale
- Buste paga e amministrazione dei benefit
- Gestione delle prestazioni e formazione
- Gestione di assenze e permessi
- Monitoraggio dei dipendenti o log di accesso Se applicabile
- Basi giuridiche, categorie di dati, periodi di conservazione ed elenchi di destinatari suggeriti (fornitore delle buste paga, commercialista, ecc.)
Checklist dei dati di selezione e candidati
Gestisci bene la selezione fin dalla prima candidatura.
- Cosa includere in un'informativa privacy per le candidature
- Per quanto tempo conservare i dati dei candidati non selezionati
- Consenso o legittimo interesse nella selezione
- Cosa dire ai candidati sulla condivisione dei dati con agenzie o strumenti
Processo per richieste e cancellazione dei dati dei dipendenti
Per dipendenti attuali ed ex dipendenti.
- Passaggi semplici per le richieste di accesso, rettifica o cancellazione
- Cosa puoi rifiutare o rinviare (obblighi legali di conservazione)
- Modello di risposta e checklist interna
Checklist sub-responsabili e fornitori degli strumenti HR
Sappi chi detiene i dati delle tue persone.
- Strumenti HR comuni e cosa verificare per ciascuno: DPA, ubicazione dei dati, meccanismi di trasferimento
- Modello di email per richiedere un DPA a un fornitore
Calendario di conservazione dei dati HR
Quanto conservare cosa e cosa fare dopo.
- Periodi suggeriti per contratti, registri delle buste paga, note sulle prestazioni e dati dei candidati
- Note sulle differenze nazionali (requisiti del diritto tributario e del lavoro)
- Quando cancellare o anonimizzare i dati
Piano d'azione di 30 giorni per un team HR
Un elenco breve e prioritizzato perché il lavoro venga davvero fatto. Vedi il piano qui sotto.
- Settimana per settimana, nell'ordine in cui lo notano i dipendenti
- Ogni settimana si chiude con qualcosa che puoi mostrare al tuo team
Testi veri, non un semplice indice.
Due brevi estratti dal pacchetto. I campi evidenziati sono le parti che compili per la tua azienda.
Dati di selezione e dei candidati
Quando ti candidi a un lavoro presso di noi, trattiamo i dati che ci fornisci, come il tuo CV, i recapiti e le note del colloquio, per valutare la tua idoneità e dare seguito alle tue richieste prima della conclusione di un contratto. Se la tua candidatura non ha successo, cancelliamo i tuoi dati dopo [periodo di conservazione], salvo che tu acconsenta separatamente a che conserviamo i tuoi dati per future posizioni.
Utilizziamo [strumento di selezione] per gestire le candidature. Le domande possono essere inviate a [hr-privacy@yourcompany.eu].
Il pacchetto completo aggiunge testi per le agenzie di selezione e le verifiche dei precedenti dove la legge nazionale le consente.
Gestione di assenze e permessi
| Finalità | Registrare e gestire permessi e assenze per malattia, spettanze retributive, adempiere agli obblighi del diritto del lavoro |
|---|---|
| Base giuridica | Art. 6, par. 1, lett. b) contratto e art. 6, par. 1, lett. c) obbligo legale; dati sanitari ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. b) |
| Interessati | Dipendenti |
| Categorie | Date e tipo di assenza, certificati (senza diagnosi ove possibile) |
| Destinatari | Fornitore delle buste paga, fornitore del sistema HR, ente previdenziale ove richiesto |
| Conservazione | [periodo nazionale], poi cancellare o anonimizzare |
Ciascuna delle sei attività elenca anche trasferimenti e misure di sicurezza.
Questi sono punti di partenza abbreviati. Le tue informative e i tuoi registri devono riflettere ciò che la tua azienda fa davvero, e le norme nazionali sul lavoro variano. Il pacchetto ti mostra dove verificare.
Da file sparsi a un processo HR documentato.
Prioritizzato per un piccolo team HR senza una persona dedicata alla privacy.
Di' alle persone cosa fai
- Aggiornare le informative privacy per dipendenti e candidati
Registralo
- Creare o aggiornare il tuo ROPA per le principali attività HR
Riordina e verifica
- Rivedere le regole di conservazione
- Verificare i DPA dei principali strumenti HR
Gestisci le richieste
- Impostare un processo semplice per le richieste dei dipendenti sui dati
A chi è rivolto, e a chi non è rivolto.
Va bene se
- Sei una piccola o media impresa con dipendenti nell'UE
- Gestisci selezione, buste paga e fascicoli del personale con strumenti HR standard
- Non hai un team privacy dedicato
- Vuoi informative, registri e un calendario di conservazione in un unico posto
Non basta da solo se
- Conduci un monitoraggio o una profilazione dei dipendenti su larga scala, che può richiedere una DPIA
- Gestisci programmi di medicina del lavoro o tratti dati biometrici
- Ti servono accordi con il consiglio dei lavoratori o un contratto rivisto da un avvocato; il pacchetto non è consulenza legale
- Sei un'agenzia di selezione, per cui i dati dei candidati sono il core business
Sette parti. Un solo pagamento.
Tutto ciò che c'è in questa pagina, consegnato insieme. Adattalo alla tua azienda, aggiorna le tue informative e rispondi alla prossima domanda di un dipendente con gli stessi documenti.
- Clausole per informativa privacy e avvisi HR
- ROPA di partenza con sei attività precompilate
- Checklist dei dati di selezione e candidati
- Processo per richieste e cancellazione dei dati dei dipendenti
- Checklist sub-responsabili e fornitori degli strumenti HR
- Calendario di conservazione dei dati HR
- Piano d'azione di 30 giorni
Prima che tu chieda:
A chi è rivolto il pacchetto di conformità HR?
Piccole e medie imprese che trattano dati di dipendenti e candidati nell'UE: responsabili HR, office manager, fondatori e chiunque gestisca selezione, buste paga e fascicoli del personale senza un team privacy dedicato.
Cosa ricevo?
Sette parti: clausole per informativa privacy e avvisi HR, un ROPA di partenza precompilato, una checklist dei dati di selezione e candidati, un processo per richieste e cancellazione dei dati dei dipendenti, una checklist di sub-responsabili e fornitori degli strumenti HR, un calendario di conservazione dei dati HR e un piano d'azione di 30 giorni. Ricevi la pagina di download subito dopo il pagamento, senza creare alcun account.
Possiamo fare affidamento sul consenso dei dipendenti?
Di solito no. A causa dello squilibrio tra datore di lavoro e dipendente, il consenso è raramente una base sicura per il trattamento HR. Contratto, obbligo legale e legittimo interesse sono le basi più comuni. Il pacchetto suggerisce una base per ogni attività e segnala dove il consenso non è appropriato.
Per quanto tempo possiamo conservare i dati dei candidati non selezionati?
Dipende dal paese e da ciò che dici ai candidati. La checklist ti aiuta a scegliere un periodo definito, indicarlo nell'informativa privacy per le candidature e poi cancellare o anonimizzare, e lascia il valore nazionale come campo da confermare tu.
I periodi di conservazione differiscono tra i paesi dell'UE?
Sì. Il diritto tributario, previdenziale e del lavoro fissa periodi minimi diversi nei vari Stati membri. Il calendario di conservazione fornisce periodi suggeriti e note sulle differenze nazionali, e va confermato in base alle regole del paese in cui operi.
Questa è consulenza legale?
No. Il pacchetto è un punto di partenza pratico. Le norme sui dati dei dipendenti variano da paese a paese e a volte coinvolgono consigli dei lavoratori o rappresentanti dei dipendenti, quindi fai rivedere da un avvocato qualificato tutto ciò su cui fai affidamento.
E se non è quello che mi aspettavo?
Scrivi a hello@gdprgard.eu entro 14 giorni per un rimborso completo. Nessun modulo da compilare.
Dai alle tue persone risposte chiare.
Ottieni informative, registri, processo per le richieste e calendario di conservazione in un unico pacchetto e metti in ordine la gestione dei dati HR.
Ottieni il pacchetto: 39 €