Il lavoro immobiliare si basa su dati personali e finanziari.
Acquirenti, inquilini e proprietari consegnano documenti d'identità, referenze e prove di disponibilità economica, e si aspettano che tu li protegga. Clienti e autorità chiedono sempre più spesso come lo fai. Informative chiare, fascicoli ordinati e periodi di conservazione definiti rispondono alla maggior parte di queste domande.
Dati di identità e denaro
Le referenze degli inquilini, le copie dei documenti d'identità e le prove di reddito hanno valore per i truffatori. Il pacchetto mostra cosa chiedere e come proteggerlo.
Tre gruppi, tre informative
Acquirenti, inquilini e proprietari ti danno ciascuno dati diversi per ragioni diverse. Il pacchetto tiene le loro informative e i loro registri separati e chiari.
Quando un affare finisce, i dati no
Vendite e locazioni finiscono, ma i fascicoli restano. Le indicazioni sulla conservazione ti aiutano a conservare ciò che la legge richiede e a cancellare il resto.
Cinque parti. Un approccio ordinato ai dati immobiliari.
Ogni parte sta in piedi da sola e rimanda alla successiva: il modulo di richiesta apre il fascicolo, le indicazioni sui registri lo definiscono e le regole di conservazione lo chiudono.
Moduli di visita e di richiesta
Di' cosa raccogli e perché, fin dal primo contatto.
- Testi del modulo e una breve informativa privacy per chi chiede informazioni
- Cosa chiedere prima di una visita e cosa lasciare a dopo
- Gestione delle richieste da portali, telefono ed email
Registri di inquilini e acquirenti
Tieni i fascicoli completi, ma non eccessivi.
- Cosa conservare nel fascicolo di un inquilino, acquirente o proprietario
- Documenti d'identità, referenze e prove di disponibilità economica: raccogliere, conservare, limitare
- Chi può vedere il fascicolo e come è protetto
Liste di marketing
Costruisci liste che puoi davvero usare.
- Quando puoi aggiungere contatti alle mailing list e quando serve il consenso
- Testi per iscrizione e annullamento iscrizione
- Lead di valutazione, avvisi sugli immobili e newsletter
Conservazione dopo la fine di una vendita o locazione
Per quanto tempo conservare ogni tipo di registro.
- Un approccio suggerito per ogni tipo di fascicolo
- Note sulle differenze nazionali, compresa la tenuta dei registri antiriciclaggio ove applicabile
- Quando cancellare o anonimizzare
Strumenti comuni: CRM, portali ed email
Sappi chi tratta i dati dei tuoi clienti.
- Cosa verificare per ogni strumento: DPA, ubicazione dei dati, meccanismi di trasferimento
- Se uno strumento è il tuo responsabile del trattamento o un titolare a sé stante
Testi veri, non un semplice indice.
Due brevi estratti dal pacchetto. I campi evidenziati sono le parti che compili per la tua agenzia.
Come usiamo i tuoi dati
Usiamo il tuo nome, numero di telefono ed email per organizzare la visita, informarti sull'immobile e dare seguito al tuo interesse. Se prosegui con la richiesta, potremmo chiederti anche informazioni di identità e finanziarie, che spieghiamo separatamente. Conserviamo le richieste per [periodo di conservazione] e non ti aggiungiamo a una mailing list a meno che tu non lo chieda.
Le domande possono essere inviate a [email di contatto].
Il pacchetto completo aggiunge informative per inquilini, acquirenti e proprietari.
Cosa conservare dopo la fine di un affare
| Solo richiesta, nessun affare | Cancellare dopo [periodo breve] |
|---|---|
| Fascicolo di una vendita o locazione conclusa | Conservare per [termine di legge], poi cancellare |
| Registri di identità e due diligence | Conservare per il periodo antiriciclaggio ove applicabile: [periodo nazionale] |
| Voce della lista di marketing | Conservare finché la persona non annulla l'iscrizione |
| Agenda delle visite e registro delle chiavi | Cancellare dopo [periodo] |
I periodi variano per paese e ruolo, quindi il pacchetto li lascia a te da confermare.
Questi sono punti di partenza abbreviati. Le tue informative e i tuoi registri devono riflettere ciò che fai davvero, e le norme nazionali variano. Il pacchetto ti mostra dove verificare.
A chi è rivolto, e a chi non è rivolto.
Va bene se
- Gestisci un'agenzia immobiliare, un'agenzia di locazione o una società di amministrazione di immobili
- Gestisci richieste, visite e fascicoli di acquirenti, inquilini o proprietari
- Usi un CRM, portali immobiliari ed email
- Non hai un consulente privacy interno
Non basta da solo se
- Conduci uno screening degli inquilini con punteggio automatizzato o verifiche di solvibilità su larga scala
- Gestisci su larga scala sistemi di smart building, telecamere o tracciamento degli accessi
- Gestisci grandi portafogli con personale dedicato alla conformità
- Ti serve un contratto firmato e rivisto da un avvocato; il pacchetto non è consulenza legale
Cinque parti. Un solo pagamento.
Tutto ciò che c'è in questa pagina, consegnato insieme. Adattalo alla tua attività, aggiorna le tue informative e rispondi alla prossima domanda con gli stessi documenti.
- Moduli di visita e di richiesta
- Registri di inquilini e acquirenti
- Liste di marketing
- Conservazione dopo la fine di una vendita o locazione
- Strumenti comuni: CRM, portali ed email
Prima che tu chieda:
A chi è rivolto il pacchetto di conformità immobiliare?
Agenti immobiliari, agenti di locazione e amministratori di immobili nell'UE che trattano dati personali di acquirenti, inquilini e proprietari e vogliono un modo chiaro e documentato per gestirli.
Cosa ricevo?
Cinque parti: testi per i moduli di visita e di richiesta, indicazioni sui registri di inquilini e acquirenti, regole per le liste di marketing, indicazioni sulla conservazione dopo la fine di una vendita o locazione e una checklist per gli strumenti comuni come CRM, portali ed email. Ricevi la pagina di download subito dopo il pagamento, senza creare alcun account.
Posso conservare copie dei documenti d'identità degli inquilini?
Solo se hai un motivo chiaro e una base giuridica, e non più a lungo del necessario. Alcuni paesi richiedono verifiche d'identità per gli agenti immobiliari ai sensi delle norme antiriciclaggio, il che può fissare anche un periodo di conservazione. Il pacchetto spiega come separare questi casi dalle locazioni ordinarie.
Un portale immobiliare è il mio responsabile del trattamento?
Non sempre. Un portale può agire come tuo responsabile del trattamento per alcune cose e come titolare a sé stante per altre, come il proprio marketing verso chi chiede informazioni. La checklist degli strumenti ti aiuta a chiarire il rapporto e cosa chiedere.
Posso inserire chi chiede informazioni nella mia mailing list?
Non automaticamente. Il consenso è la base abituale per le email di marketing, e alcuni paesi consentono messaggi limitati ai clienti esistenti su servizi analoghi. Il pacchetto fornisce il testo di opt-in e spiega come verificare la norma nazionale.
Questa è consulenza legale?
No. Il pacchetto è un punto di partenza pratico. I testi e i registri sono bozze che adatti a come lavori davvero, e le norme nazionali variano. Fai rivedere da un avvocato qualificato tutto ciò su cui fai affidamento.
E se non è quello che mi aspettavo?
Scrivi a hello@gdprgard.eu entro 14 giorni per un rimborso completo. Nessun modulo da compilare.
Tieni ogni fascicolo immobiliare pulito e difendibile.
Ottieni testi dei moduli, indicazioni sui registri, regole di marketing e calendario di conservazione in un unico pacchetto.
Ottieni il pacchetto: 39 €