HR-Daten sind sensibel und immer da.
Jedes Unternehmen, das Menschen beschäftigt, verarbeitet personenbezogene Daten über sie, von der ersten Bewerbung bis zur letzten Gehaltsabrechnung. Beschäftigte und Bewerber haben dieselben Rechte wie Kunden und fragen häufiger danach, als Sie vielleicht erwarten. Mit vorhandenen Hinweisen, Verzeichnissen und einem Aufbewahrungsplan werden diese Anfragen zur Routine statt zum Stress.
Beschäftigte können nicht frei einwilligen
Wegen des Ungleichgewichts zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ist die Einwilligung selten eine sichere Grundlage für HR-Verarbeitungen. Das Paket schlägt für jede Tätigkeit die passende Grundlage vor und kennzeichnet, wo eine Einwilligung nicht funktioniert.
Manche HR-Daten sind besonders
Abwesenheits- und Krankheitsunterlagen können Gesundheitsinformationen offenbaren, die besondere Sorgfalt erfordern. Die Klauseln und das ROPA kennzeichnen, wo strengere Regeln gelten und was Sie auf ein Minimum beschränken sollten.
Aufbewahrungsregeln unterscheiden sich je nach Land
Steuer- und Arbeitsrecht setzen Mindestfristen, und diese unterscheiden sich zwischen den Mitgliedstaaten. Der Aufbewahrungsplan trennt, was Sie aufbewahren müssen, von dem, was Sie löschen oder anonymisieren sollten.
Sieben Teile. Eine HR-taugliche Basis.
Jeder Teil steht für sich und verweist zugleich auf den nächsten: Die Hinweise nennen Ihre Tools, das ROPA erfasst sie, und der Aufbewahrungsplan sagt, wie lange jede Kategorie bleibt.
HR-spezifische Klauseln für Datenschutzerklärung und Hinweise Zum Kopieren bereit
Fertige Formulierungen mit Platzhaltern zum Ausfüllen, ein Block pro Thema.
- Personenbezogene Mitarbeiterdaten und Personalakten
- Recruiting- und Bewerberdaten
- Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Steuerinformationen
- Leistungsbeurteilungen und Abwesenheitsunterlagen
- Zugangskontrolle und Videoüberwachung Falls genutzt
- Aufbewahrung und Löschung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten
- Internationale Übermittlungen von HR-Daten Falls vorhanden
Einfache ROPA-Startvorlage für typische HR-Tätigkeiten
Ein vorausgefülltes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Anpassen statt erfinden.
- Recruiting und Bewerbermanagement
- Onboarding von Mitarbeitern und Personalakten
- Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen
- Leistungsmanagement und Schulung
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Mitarbeiterüberwachung oder Zugriffsprotokolle Falls zutreffend
- Vorgeschlagene Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Aufbewahrungsfristen und Empfängerlisten (Gehaltsabrechnung, Buchhalter usw.)
Checkliste für Recruiting- & Bewerberdaten
Machen Sie das Recruiting von der ersten Bewerbung an richtig.
- Was in einen Datenschutzhinweis für Bewerbungen gehört
- Wie lange Daten erfolgloser Bewerber aufzubewahren sind
- Einwilligung oder berechtigtes Interesse beim Recruiting
- Was Bewerbern über die Weitergabe von Daten an Agenturen oder Tools zu sagen ist
Prozess für Anfragen & Löschung von Mitarbeiterdaten
Für aktuelle und ehemalige Beschäftigte.
- Einfache Schritte für Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen
- Was Sie ablehnen oder aufschieben dürfen (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
- Antwortvorlage und interne Checkliste
Checkliste für Unterauftragsverarbeiter & Anbieter von HR-Tools
Wissen Sie, wer die Daten Ihrer Mitarbeiter hält.
- Gängige HR-Tools und was bei jedem zu prüfen ist: AVV, Datenstandort, Übermittlungsmechanismen
- E-Mail-Vorlage, um einen AVV beim Anbieter anzufordern
Aufbewahrungsplan für HR-Daten
Wie lange was aufzubewahren ist und was danach zu tun ist.
- Vorgeschlagene Fristen für Verträge, Gehaltsunterlagen, Leistungsnotizen und Bewerberdaten
- Hinweise zu nationalen Unterschieden (Anforderungen des Steuer- und Arbeitsrechts)
- Wann Daten gelöscht oder anonymisiert werden sollten
30-Tage-Aktionsplan für ein HR-Team
Eine kurze, priorisierte Liste, damit die Arbeit wirklich erledigt wird. Den Plan sehen Sie unten.
- Woche für Woche, in der Reihenfolge, die Beschäftigte bemerken
- Jede Woche endet mit etwas, das Sie Ihrem Team zeigen können
Echte Formulierungen, kein bloßes Inhaltsverzeichnis.
Zwei kurze Auszüge aus dem Paket. Hervorgehobene Felder sind die Stellen, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen ausfüllen.
Recruiting- und Bewerberdaten
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns geben, etwa Ihren Lebenslauf, Ihre Kontaktdaten und Gesprächsnotizen, um Ihre Eignung zu beurteilen und auf Ihre Anfrage hin Schritte vor Vertragsschluss zu unternehmen. Bleibt Ihre Bewerbung erfolglos, löschen wir Ihre Daten nach [Aufbewahrungsfrist], es sei denn, Sie stimmen gesondert zu, dass wir Ihre Daten für künftige Stellen aufbewahren dürfen.
Wir verwenden [Recruiting-Tool] um Bewerbungen zu verwalten. Fragen können gesendet werden an [hr-privacy@yourcompany.eu].
Das vollständige Paket enthält zusätzlich Formulierungen für Personalvermittlungen und Hintergrundprüfungen, wo das nationale Recht sie erlaubt.
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
| Zweck | Urlaub und Krankheitsabwesenheit erfassen und verwalten, Vergütungsansprüche, arbeitsrechtliche Pflichten erfüllen |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b Vertrag und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c rechtliche Verpflichtung; Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. b |
| Betroffene Personen | Beschäftigte |
| Kategorien | Daten und Art der Abwesenheit, Bescheinigungen (nach Möglichkeit ohne Diagnose) |
| Empfänger | Gehaltsabrechnungsdienstleister, HR-Systemanbieter, Sozialversicherungsträger, wo erforderlich |
| Aufbewahrung | [nationale Frist], danach löschen oder anonymisieren |
Jede der sechs Tätigkeiten führt auch Übermittlungen und Sicherheitsmaßnahmen auf.
Das sind gekürzte Ausgangspunkte. Ihre Hinweise und Verzeichnisse müssen widerspiegeln, was Ihr Unternehmen tatsächlich tut, und nationale Beschäftigungsvorschriften unterscheiden sich. Das Paket zeigt Ihnen, wo Sie nachprüfen sollten.
Von verstreuten Dateien zu einem dokumentierten HR-Prozess.
Priorisiert für ein kleines HR-Team ohne eigene Datenschutzperson.
Sagen Sie den Menschen, was Sie tun
- Datenschutzhinweise für Beschäftigte und Bewerber aktualisieren
Halten Sie es fest
- Ihr ROPA für die wichtigsten HR-Tätigkeiten erstellen oder aktualisieren
Aufräumen und prüfen
- Aufbewahrungsregeln prüfen
- AVV der wichtigsten HR-Tools prüfen
Anfragen bearbeiten
- Einen einfachen Prozess für Datenanfragen von Beschäftigten einrichten
Für wen es ist und für wen nicht.
Passt gut, wenn Sie
- Ein kleines oder mittleres Unternehmen mit Beschäftigten in der EU sind
- Recruiting, Gehaltsabrechnung und Personalakten mit Standard-HR-Tools führen
- Kein eigenes Datenschutzteam haben
- Hinweise, Verzeichnisse und einen Aufbewahrungsplan an einem Ort wollen
Allein nicht ausreichend, wenn Sie
- Umfangreiche Mitarbeiterüberwachung oder Profiling betreiben, wofür eine DSFA nötig sein kann
- Arbeitsmedizinische Programme betreiben oder biometrische Daten verarbeiten
- Betriebsvereinbarungen oder einen anwaltlich geprüften Vertrag brauchen; das Paket ist keine Rechtsberatung
- Eine Personalvermittlung sind, bei der Bewerberdaten Ihr Kerngeschäft sind
Sieben Teile. Eine Zahlung.
Alles auf dieser Seite, zusammen geliefert. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an, aktualisieren Sie Ihre Hinweise und beantworten Sie die nächste Mitarbeiterfrage mit denselben Unterlagen.
- HR-Klauseln für Datenschutzerklärung & Hinweise
- ROPA-Startvorlage mit sechs vorausgefüllten Tätigkeiten
- Checkliste für Recruiting- & Bewerberdaten
- Prozess für Anfragen & Löschung von Mitarbeiterdaten
- Checkliste für Unterauftragsverarbeiter & Anbieter von HR-Tools
- Aufbewahrungsplan für HR-Daten
- 30-Tage-Aktionsplan
Bevor Sie fragen:
Für wen ist das HR-Compliance-Paket?
Kleine und mittlere Unternehmen, die Mitarbeiter- und Bewerberdaten in der EU verarbeiten: HR-Manager, Büroleiter, Gründer und alle, die Recruiting, Gehaltsabrechnung und Personalakten ohne eigenes Datenschutzteam führen.
Was erhalte ich?
Sieben Teile: HR-Klauseln für Datenschutzerklärung und Hinweise, eine vorausgefüllte ROPA-Startvorlage, eine Checkliste für Recruiting- und Bewerberdaten, ein Prozess für Anfragen und Löschung von Mitarbeiterdaten, eine Checkliste für Unterauftragsverarbeiter und Anbieter von HR-Tools, ein Aufbewahrungsplan für HR-Daten und ein 30-Tage-Aktionsplan. Die Download-Seite erhalten Sie direkt nach dem Bezahlen, ohne ein Konto anzulegen.
Können wir uns auf die Einwilligung von Beschäftigten stützen?
In der Regel nicht. Wegen des Ungleichgewichts zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ist die Einwilligung selten eine sichere Grundlage für HR-Verarbeitungen. Vertrag, rechtliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse sind die gängigeren Grundlagen. Das Paket schlägt für jede Tätigkeit eine Grundlage vor und kennzeichnet, wo eine Einwilligung nicht angemessen ist.
Wie lange dürfen wir Daten erfolgloser Bewerber aufbewahren?
Das hängt vom Land ab und davon, was Sie Bewerbern mitteilen. Die Checkliste hilft Ihnen, eine festgelegte Frist zu wählen, sie im Datenschutzhinweis für Bewerbungen anzugeben und die Daten danach zu löschen oder zu anonymisieren, und lässt den nationalen Wert als Feld, das Sie selbst bestätigen.
Unterscheiden sich die Aufbewahrungsfristen zwischen EU-Ländern?
Ja. Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht setzen in den Mitgliedstaaten unterschiedliche Mindestfristen. Der Aufbewahrungsplan enthält Fristvorschläge und Hinweise zu nationalen Unterschieden und soll anhand der Regeln in Ihrem Tätigkeitsland bestätigt werden.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Das Paket ist ein praktischer Ausgangspunkt. Die Regeln für Beschäftigtendaten unterscheiden sich je nach Land und betreffen mitunter Betriebsräte oder Arbeitnehmervertreter, lassen Sie daher alles, worauf Sie sich verlassen, von einer qualifizierten Rechtsperson prüfen.
Was, wenn es nicht meinen Erwartungen entspricht?
Schreiben Sie an hello@gdprgard.eu innerhalb von 14 Tagen für eine volle Erstattung. Kein Formular nötig.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Antworten.
Holen Sie Hinweise, Verzeichnisse, Anfrageprozess und Aufbewahrungsplan in einem Paket und bringen Sie den Umgang mit HR-Daten in Ordnung.
Paket holen: 39 €