Los clientes te confían sus registros más sensibles.
Los extractos bancarios, las nóminas, los identificadores fiscales y los documentos de identidad son datos personales, y los clientes piden cada vez más un contrato de encargo de tratamiento. Un proceso claro para tratar, almacenar y eliminar sus datos te hace más fácil de contratar y más difícil de sustituir.
Tu papel depende del servicio
Para el trabajo realizado siguiendo instrucciones de un cliente, como nóminas o contabilidad, sueles ser encargado del tratamiento. Para otros trabajos, como el asesoramiento o los deberes legales, puedes ser responsable del tratamiento, y las normas nacionales difieren. El paquete te ayuda a decidirlo y documentarlo.
Tus herramientas guardan datos de clientes
La contabilidad en la nube, los portales de documentos y el correo almacenan registros de clientes. La lista de verificación de subencargados muestra qué comprobar en cada uno y cómo añadir o cambiar herramientas.
Los registros fiscales tienen plazos fijos
Los registros de los clientes suelen tener que conservarse durante un plazo legal, pero no indefinidamente. La orientación sobre conservación separa lo que hay que conservar de lo que hay que eliminar o devolver.
Cinco partes. Un enfoque claro de los datos de clientes.
Cada parte funciona por sí sola y a la vez remite a la siguiente: las reglas de tratamiento dan forma a tu lista de herramientas, las cláusulas de DPA la formalizan y el aviso dice a los clientes lo que haces.
Tratamiento de los datos de clientes
Recibe, almacena y comparte los datos de clientes con cuidado.
- Qué recoger, cómo recibirlo y dónde se almacena
- Quién de tu despacho puede acceder a los datos de cada cliente
- Envío y uso compartido seguro de archivos de clientes
Lista de verificación de subencargados
Conoce las herramientas que guardan los registros de tus clientes.
- Qué comprobar en cada herramienta: DPA, ubicación de los datos, mecanismos de transferencia
- Un proceso sencillo para añadir o quitar un subencargado
Conservación de registros fiscales
Cuánto conservar cada cosa y qué hacer después.
- Cuánto tiempo conservar los registros de clientes, los papeles de trabajo y los datos de nómina
- Notas sobre las normas fiscales y contables nacionales
- Cuándo eliminar, devolver o anonimizar los registros tras el fin del encargo
Cláusulas de DPA cuando actúas como encargado del tratamiento Cláusulas tipo
El contrato del artículo 28 que tus clientes pueden pedirte.
- Cláusulas sobre instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados y asistencia
- Gestión de las solicitudes de los interesados y de las violaciones en nombre del cliente
- Devolución o eliminación de los datos al final del encargo
Aviso de privacidad para tus propios clientes
Cuenta a los clientes lo que haces con sus datos.
- Qué recoges sobre los clientes y sus contactos, y por qué
- Texto para cartas de encargo y tu sitio web
Texto real, no un simple índice.
Dos extractos breves del paquete. Los campos resaltados son los que rellenas para tu propio despacho.
Tratamiento solo siguiendo instrucciones
El Contable trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, también en lo que respecta a las transferencias a un tercer país, salvo que la ley exija otra cosa. El Contable garantiza que todas las personas autorizadas para tratar los datos estén sujetas a un deber de confidencialidad y no recurre a otro encargado sin la autorización previa del Cliente.
Sustituye los términos definidos por los nombres de tu despacho y del cliente, y adjunta la lista de subencargados aprobados como [Anexo].
El paquete completo cubre cada punto del artículo 28, apartado 3, como cláusula o elemento de la lista de verificación.
Información sobre ti y tus clientes
Recogemos los datos que los clientes nos facilitan para llevar a cabo nuestro encargo, como nombres, datos de contacto, identificadores fiscales y registros financieros. Los usamos para prestar nuestros servicios y cumplir nuestras obligaciones legales, y los conservamos durante [plazo de conservación]. Cuando tratamos datos de un cliente siguiendo sus instrucciones, se aplica el aviso de privacidad del propio cliente y nuestro acuerdo con él rige cómo tratamos los datos.
Las preguntas pueden enviarse a [correo de contacto].
El paquete completo añade texto para cartas de encargo y sitios web.
Son puntos de partida abreviados. Tus avisos y registros deben reflejar lo que haces realmente, y las normas nacionales varían. El paquete te muestra dónde comprobarlo.
Para quién es y para quién no.
Encaja bien si
- Diriges un despacho de contabilidad, gestoría o asesoría fiscal
- Manejas datos financieros, de nómina o de identidad de clientes
- Usas contabilidad en la nube, portales de documentos y correo
- No tienes asesor de privacidad interno
No basta por sí solo si
- Eres una gran firma con obligaciones de auditoría legal y un equipo de cumplimiento dedicado
- Tratas a gran escala categorías especiales de datos de clientes, por ejemplo nóminas con información de salud
- Trabajas donde las normas profesionales nacionales fijan tu papel y hace falta asesoramiento local
- Necesitas un contrato firmado y revisado por un abogado; el paquete no es asesoramiento jurídico
Cinco partes. Un solo pago.
Todo lo que aparece en esta página, entregado junto. Adáptalo a tu negocio, actualiza tus avisos y responde a la próxima pregunta con los mismos documentos.
- Tratamiento de los datos de clientes
- Lista de verificación de subencargados
- Conservación de registros fiscales
- Cláusulas de DPA cuando actúas como encargado del tratamiento
- Aviso de privacidad para tus propios clientes
Antes de preguntar:
¿Para quién es el paquete de cumplimiento para contables y asesores?
Contables, gestores y asesores fiscales de la UE que tratan datos financieros y personales de clientes y necesitan acuerdos de encargado y avisos claros.
¿Qué recibo?
Cinco partes: reglas de tratamiento de datos de clientes, una lista de verificación de subencargados, orientación sobre conservación de registros fiscales, cláusulas de DPA para cuando actúas como encargado del tratamiento y un aviso de privacidad para tus propios clientes. Recibes tu página de descarga nada más pagar, sin crear ninguna cuenta.
¿Soy responsable o encargado del tratamiento?
Depende del servicio y de las normas nacionales. Cuando tratas datos solo siguiendo instrucciones de un cliente, como la contabilidad rutinaria o las nóminas, sueles ser encargado del tratamiento. Cuando decides cómo y por qué se usan los datos, por ejemplo por tus propios deberes profesionales o legales, puedes ser responsable del tratamiento. El paquete explica la diferencia y te ayuda a documentarla.
¿Puedo conservar los registros de clientes tras terminar el encargo?
Solo durante el tiempo en que tengas un deber legal u otro motivo válido. Las normas fiscales y contables fijan plazos mínimos, que difieren según el país. La orientación sobre conservación explica qué conservar, qué devolver y qué eliminar.
¿Necesitan mis clientes un DPA conmigo?
Cuando actúas como encargado del tratamiento, sí: el artículo 28 exige un contrato escrito con un contenido determinado. El paquete ofrece cláusulas tipo y una lista de verificación para que puedas ofrecer uno estándar a cada cliente.
¿Es esto asesoramiento jurídico?
No. El paquete es un punto de partida práctico. Los textos y registros son borradores que adaptas a cómo trabajas realmente, y las normas nacionales varían. Pide a un abogado cualificado que revise todo aquello en lo que te apoyes.
¿Y si no es lo que esperaba?
Escribe a hello@gdprgard.eu en 14 días para un reembolso completo. Sin formularios.
Sé la firma en la que los clientes confían sus registros.
Consigue las reglas de tratamiento, las cláusulas de DPA, la orientación sobre conservación y los avisos en un solo paquete.
Consigue el paquete: 39 €