Los datos de RR. HH. son sensibles y siempre presentes.
Toda empresa que emplea a personas trata datos personales sobre ellas, desde la primera candidatura hasta la última nómina. Los empleados y candidatos tienen los mismos derechos que los clientes y los ejercen más a menudo de lo que podrías esperar. Con avisos, registros y un calendario de conservación en marcha, esas solicitudes pasan a ser rutina en lugar de estrés.
Los empleados no pueden consentir libremente
Debido al desequilibrio entre empleador y empleado, el consentimiento rara vez es una base segura para el tratamiento de RR. HH. El paquete sugiere la base adecuada para cada actividad e indica dónde el consentimiento no funciona.
Algunos datos de RR. HH. son especiales
Los registros de ausencias y bajas pueden revelar información de salud, que requiere especial cuidado. Las cláusulas y el ROPA indican dónde se aplican normas más estrictas y qué reducir al mínimo.
Las reglas de conservación difieren según el país
El derecho fiscal y laboral fija plazos mínimos, y estos varían entre Estados miembros. El calendario de conservación separa lo que debes conservar de lo que deberías eliminar o anonimizar.
Siete partes. Una base lista para RR. HH.
Cada parte funciona por sí sola y a la vez remite a la siguiente: los avisos nombran tus herramientas, el ROPA las registra y el calendario de conservación dice cuánto tiempo permanece cada categoría.
Cláusulas de política de privacidad y avisos específicas para RR. HH. Listo para copiar
Textos listos para insertar con campos para rellenar, un bloque por tema.
- Datos personales de empleados y expedientes de RR. HH.
- Datos de contratación y de candidatos
- Nómina, beneficios e información fiscal
- Evaluaciones de desempeño y registros de ausencias
- Control de acceso y videovigilancia Si se usa
- Conservación y eliminación de datos de empleados y candidatos
- Transferencias internacionales de datos de RR. HH. Si lo hay
Plantilla de ROPA sencilla para actividades típicas de RR. HH.
Un registro de actividades de tratamiento rellenado de antemano. Edita, no inventes.
- Contratación y gestión de candidaturas
- Incorporación de empleados y expedientes de personal
- Nómina y administración de beneficios
- Gestión del desempeño y formación
- Gestión de ausencias y permisos
- Supervisión de empleados o registros de acceso Si procede
- Bases jurídicas, categorías de datos, plazos de conservación y listas de destinatarios sugeridos (proveedor de nómina, contable, etc.)
Lista de verificación de datos de contratación y candidatos
Haz bien la contratación desde la primera candidatura.
- Qué incluir en un aviso de privacidad para candidaturas
- Cuánto tiempo conservar los datos de candidatos no seleccionados
- Consentimiento frente a interés legítimo en la contratación
- Qué decir a los candidatos sobre el intercambio de datos con agencias o herramientas
Proceso de solicitudes y eliminación de datos de empleados
Para empleados actuales y antiguos.
- Pasos sencillos para solicitudes de acceso, rectificación o supresión
- Lo que puedes rechazar o aplazar (obligaciones legales de conservación)
- Plantilla de respuesta y lista de verificación interna
Lista de verificación de subencargados y proveedores de herramientas de RR. HH.
Sabe quién tiene los datos de tu gente.
- Herramientas habituales de RR. HH. y qué comprobar en cada una: DPA, ubicación de los datos, mecanismos de transferencia
- Plantilla de correo para pedir un DPA a un proveedor
Calendario de conservación de datos de RR. HH.
Cuánto conservar cada cosa y qué hacer después.
- Plazos sugeridos para contratos, registros de nómina, notas de desempeño y datos de candidatos
- Notas sobre diferencias nacionales (requisitos del derecho fiscal y laboral)
- Cuándo eliminar o anonimizar los datos
Plan de acción de 30 días para un equipo de RR. HH.
Una lista breve y priorizada para que el trabajo se haga de verdad. Mira el plan más abajo.
- Semana a semana, en el orden en que lo notan los empleados
- Cada semana termina con algo que puedes enseñar a tu equipo
Texto real, no un simple índice.
Dos extractos breves del paquete. Los campos resaltados son los que rellenas para tu propia empresa.
Datos de contratación y de candidatos
Cuando solicitas un puesto con nosotros, tratamos los datos que nos facilitas, como tu CV, tus datos de contacto y las notas de la entrevista, para evaluar tu idoneidad y dar los pasos que solicites antes de celebrar un contrato. Si tu candidatura no tiene éxito, eliminamos tus datos tras [plazo de conservación], salvo que aceptes por separado que conservemos tus datos para futuras vacantes.
Usamos [herramienta de contratación] para gestionar las candidaturas. Las preguntas pueden enviarse a [hr-privacy@yourcompany.eu].
El paquete completo añade texto para agencias de contratación y verificaciones de antecedentes donde la ley nacional lo permita.
Gestión de ausencias y permisos
| Finalidad | Registrar y administrar permisos y bajas por enfermedad, derechos salariales, cumplir las obligaciones del derecho laboral |
|---|---|
| Base jurídica | Art. 6, apdo. 1, letra b) contrato y art. 6, apdo. 1, letra c) obligación legal; datos de salud conforme al art. 9, apdo. 2, letra b) |
| Interesados | Empleados |
| Categorías | Fechas y tipo de ausencia, certificados (sin diagnóstico cuando sea posible) |
| Destinatarios | Proveedor de nómina, proveedor del sistema de RR. HH., organismo de seguridad social cuando sea necesario |
| Conservación | [plazo nacional], luego eliminar o anonimizar |
Cada una de las seis actividades también enumera transferencias y medidas de seguridad.
Son puntos de partida abreviados. Tus avisos y registros deben reflejar lo que tu empresa hace realmente, y las normas laborales nacionales varían. El paquete te muestra dónde comprobarlo.
De archivos dispersos a un proceso de RR. HH. documentado.
Priorizado para un equipo pequeño de RR. HH. sin una persona dedicada a la privacidad.
Cuenta a la gente lo que haces
- Actualizar los avisos de privacidad para empleados y candidatos
Regístralo
- Crear o actualizar tu ROPA para las principales actividades de RR. HH.
Ordena y verifica
- Revisar las reglas de conservación
- Comprobar los DPA de las principales herramientas de RR. HH.
Gestionar las solicitudes
- Configurar un proceso sencillo para las solicitudes de datos de los empleados
Para quién es y para quién no.
Encaja bien si
- Eres una pequeña o mediana empresa con empleados en la UE
- Gestionas contratación, nómina y expedientes de personal con herramientas estándar de RR. HH.
- No tienes un equipo de privacidad propio
- Quieres avisos, registros y un calendario de conservación en un solo lugar
No basta por sí solo si
- Realizas una supervisión o elaboración de perfiles de empleados a gran escala, lo que puede requerir una EIPD
- Gestionas programas de salud laboral o tratas datos biométricos
- Necesitas acuerdos con el comité de empresa o un contrato revisado por un abogado; el paquete no es asesoramiento jurídico
- Eres una agencia de contratación, para la que los datos de los candidatos son el núcleo del negocio
Siete partes. Un solo pago.
Todo lo que aparece en esta página, entregado junto. Adáptalo a tu empresa, actualiza tus avisos y responde a la próxima pregunta de un empleado con los mismos documentos.
- Cláusulas de política de privacidad y avisos para RR. HH.
- Plantilla de ROPA con seis actividades rellenadas de antemano
- Lista de verificación de datos de contratación y candidatos
- Proceso de solicitudes y eliminación de datos de empleados
- Lista de verificación de subencargados y proveedores de herramientas de RR. HH.
- Calendario de conservación de datos de RR. HH.
- Plan de acción de 30 días
Antes de preguntar:
¿Para quién es el paquete de cumplimiento para RR. HH.?
Pequeñas y medianas empresas que tratan datos de empleados y candidatos en la UE: responsables de RR. HH., office managers, fundadores y cualquiera que gestione contratación, nómina y expedientes de personal sin un equipo de privacidad propio.
¿Qué recibo?
Siete partes: cláusulas de política de privacidad y avisos para RR. HH., una plantilla de ROPA rellenada de antemano, una lista de verificación de datos de contratación y candidatos, un proceso de solicitudes y eliminación de datos de empleados, una lista de verificación de subencargados y proveedores de herramientas de RR. HH., un calendario de conservación de datos de RR. HH. y un plan de acción de 30 días. Recibes tu página de descarga nada más pagar, sin crear ninguna cuenta.
¿Podemos basarnos en el consentimiento de los empleados?
Normalmente no. Debido al desequilibrio entre empleador y empleado, el consentimiento rara vez es una base segura para el tratamiento de RR. HH. El contrato, la obligación legal y el interés legítimo son las bases más habituales. El paquete sugiere una base para cada actividad e indica dónde el consentimiento no es adecuado.
¿Cuánto tiempo podemos conservar los datos de candidatos no seleccionados?
Depende del país y de lo que digas a los candidatos. La lista de verificación te ayuda a elegir un plazo definido, indicarlo en tu aviso de privacidad de candidaturas y eliminar o anonimizar después, y deja la cifra nacional como un campo que confirmas tú.
¿Difieren los plazos de conservación entre los países de la UE?
Sí. El derecho fiscal, de seguridad social y laboral fija plazos mínimos distintos en cada Estado miembro. El calendario de conservación ofrece plazos sugeridos y notas sobre diferencias nacionales, y debe confirmarse con las normas del país donde operas.
¿Es esto asesoramiento jurídico?
No. El paquete es un punto de partida práctico. Las normas sobre datos de empleados varían según el país y a veces implican comités de empresa o representantes de los trabajadores, así que pide a un abogado cualificado que revise todo aquello en lo que te apoyes.
¿Y si no es lo que esperaba?
Escribe a hello@gdprgard.eu en 14 días para un reembolso completo. Sin formularios.
Da a tu gente respuestas claras.
Consigue los avisos, los registros, el proceso de solicitudes y el calendario de conservación en un solo paquete y pon en orden el tratamiento de datos de RR. HH.
Consigue el paquete: 39 €