Les données RH sont sensibles et toujours là.
Toute entreprise qui emploie des personnes traite des données personnelles les concernant, de la première candidature à la dernière fiche de paie. Les salariés et candidats ont les mêmes droits que les clients et les exercent plus souvent qu'on ne l'imagine. Avec des mentions d'information, des registres et un calendrier de conservation en place, ces demandes deviennent routinières plutôt que stressantes.
Les salariés ne peuvent pas consentir librement
En raison du déséquilibre entre employeur et salarié, le consentement est rarement une base sûre pour les traitements RH. Le pack suggère la bonne base pour chaque activité et signale les cas où le consentement ne fonctionne pas.
Certaines données RH sont particulières
Les registres d'absences et de maladie peuvent révéler des informations de santé, qui exigent une attention particulière. Les clauses et le ROPA indiquent où des règles plus strictes s'appliquent et ce qu'il faut limiter au minimum.
Les règles de conservation diffèrent selon les pays
Le droit fiscal et le droit du travail fixent des durées minimales, qui varient selon les États membres. Le calendrier de conservation sépare ce que vous devez conserver de ce que vous devriez supprimer ou anonymiser.
Sept parties. Une base prête pour les RH.
Chaque partie se suffit à elle-même et renvoie aussi à la suivante : les mentions nomment vos outils, le ROPA les consigne et le calendrier de conservation indique combien de temps chaque catégorie est gardée.
Clauses de politique de confidentialité et d'information propres aux RH Prêt à copier
Des formulations prêtes à l'emploi avec des champs à remplir, un bloc par sujet.
- Données personnelles des salariés et dossiers RH
- Données de recrutement et de candidats
- Paie, avantages et informations fiscales
- Évaluations de performance et registres d'absences
- Contrôle d'accès et vidéosurveillance Le cas échéant
- Conservation et suppression des données des salariés et candidats
- Transferts internationaux de données RH Le cas échéant
Modèle de ROPA simple pour les activités RH courantes
Un registre des activités de traitement prérempli. Modifiez, n'inventez pas.
- Recrutement et gestion des candidatures
- Intégration des salariés et dossiers du personnel
- Paie et administration des avantages
- Gestion de la performance et formation
- Gestion des absences et des congés
- Surveillance des salariés ou journaux d'accès Le cas échéant
- Bases juridiques, catégories de données, durées de conservation et listes de destinataires suggérées (prestataire de paie, comptable, etc.)
Liste de contrôle des données de recrutement & candidats
Réussissez le recrutement dès la première candidature.
- Ce qu'il faut inclure dans une mention d'information pour une candidature
- Combien de temps conserver les données des candidats non retenus
- Consentement ou intérêt légitime en recrutement
- Ce qu'il faut dire aux candidats sur le partage des données avec des agences ou des outils
Processus de demandes & de suppression des données des salariés
Pour les salariés actuels et anciens.
- Étapes simples pour les demandes d'accès, de rectification ou de suppression
- Ce que vous pouvez refuser ou différer (obligations légales de conservation)
- Modèle de réponse et liste de contrôle interne
Liste de contrôle sous-traitants ultérieurs & fournisseurs des outils RH
Sachez qui détient les données de vos collaborateurs.
- Outils RH courants et ce qu'il faut vérifier pour chacun : DPA, localisation des données, mécanismes de transfert
- Modèle d'e-mail pour demander un DPA à un fournisseur
Calendrier de conservation des données RH
Combien de temps conserver quoi, et que faire ensuite.
- Durées suggérées pour les contrats, les dossiers de paie, les notes de performance et les données de candidats
- Notes sur les différences nationales (exigences du droit fiscal et du droit du travail)
- Quand supprimer ou anonymiser les données
Plan d'action de 30 jours pour une équipe RH
Une courte liste priorisée pour que le travail soit vraiment fait. Voir le plan ci-dessous.
- Semaine par semaine, dans l'ordre que les salariés remarquent
- Chaque semaine se termine par quelque chose que vous pouvez montrer à votre équipe
De vraies formulations, pas une simple table des matières.
Deux courts extraits du pack. Les champs en surbrillance sont ceux que vous remplissez pour votre propre entreprise.
Données de recrutement et de candidats
Lorsque vous postulez chez nous, nous traitons les informations que vous nous communiquez, telles que votre CV, vos coordonnées et les notes d'entretien, afin d'évaluer votre aptitude et d'effectuer, à votre demande, des démarches précédant la conclusion d'un contrat. Si votre candidature n'est pas retenue, nous supprimons vos données après [durée de conservation], sauf si vous acceptez séparément que nous conservions vos coordonnées pour de futurs postes.
Nous utilisons [outil de recrutement] pour gérer les candidatures. Les questions peuvent être envoyées à [hr-privacy@yourcompany.eu].
Le pack complet ajoute des formulations pour les agences de recrutement et les vérifications d'antécédents lorsque le droit national les autorise.
Gestion des absences et des congés
| Finalité | Consigner et gérer les congés et absences pour maladie, les droits à rémunération, respecter les obligations du droit du travail |
|---|---|
| Base juridique | Art. 6, par. 1, point b) contrat et art. 6, par. 1, point c) obligation légale ; données de santé au titre de l'art. 9, par. 2, point b) |
| Personnes concernées | Salariés |
| Catégories | Dates et type d'absence, certificats (sans diagnostic lorsque c'est possible) |
| Destinataires | Prestataire de paie, éditeur du système RH, organisme de sécurité sociale lorsque requis |
| Conservation | [durée nationale], puis supprimer ou anonymiser |
Chacune des six activités indique aussi les transferts et les mesures de sécurité.
Ce sont des points de départ raccourcis. Vos mentions et registres doivent refléter ce que votre entreprise fait réellement, et les règles nationales en matière d'emploi varient. Le pack vous montre où vérifier.
De fichiers dispersés à un processus RH documenté.
Priorisé pour une petite équipe RH sans responsable confidentialité dédié.
Dites aux gens ce que vous faites
- Mettre à jour les mentions d'information pour les salariés et les candidats
Consignez-le
- Créer ou mettre à jour votre ROPA pour les principales activités RH
Ranger et vérifier
- Passer en revue les règles de conservation
- Vérifier les DPA des principaux outils RH
Traiter les demandes
- Mettre en place un processus simple pour les demandes des salariés concernant leurs données
À qui il s'adresse, et à qui il ne s'adresse pas.
Convient bien si vous
- Êtes une petite ou moyenne entreprise avec des salariés dans l'UE
- Gérez le recrutement, la paie et les dossiers du personnel avec des outils RH standard
- N'avez pas d'équipe confidentialité dédiée
- Voulez les mentions, registres et calendrier de conservation au même endroit
Ne suffit pas à lui seul si vous
- Menez une surveillance ou un profilage des salariés à grande échelle, ce qui peut nécessiter une AIPD
- Gérez des programmes de santé au travail ou traitez des données biométriques
- Avez besoin d'accords avec le comité d'entreprise ou d'un contrat relu par un juriste ; le pack n'est pas un conseil juridique
- Êtes une agence de recrutement, pour qui les données des candidats sont le cœur de métier
Sept parties. Un seul paiement.
Tout ce qui figure sur cette page, livré ensemble. Adaptez-le à votre entreprise, mettez à jour vos mentions et répondez à la prochaine question d'un salarié avec les mêmes documents.
- Clauses de politique de confidentialité & d'information RH
- Modèle de ROPA avec six activités préremplies
- Liste de contrôle des données de recrutement & candidats
- Processus de demandes & de suppression des données des salariés
- Liste de contrôle sous-traitants ultérieurs & fournisseurs des outils RH
- Calendrier de conservation des données RH
- Plan d'action sur 30 jours
Avant de demander :
À qui s'adresse le pack de conformité RH ?
Petites et moyennes entreprises qui traitent des données de salariés et de candidats dans l'UE : responsables RH, office managers, fondateurs et toute personne qui gère le recrutement, la paie et les dossiers du personnel sans équipe confidentialité dédiée.
Que vais-je recevoir ?
Sept parties : des clauses de politique de confidentialité et d'information RH, un modèle de ROPA prérempli, une liste de contrôle des données de recrutement et candidats, un processus de demandes et de suppression des données des salariés, une liste de contrôle des sous-traitants ultérieurs et fournisseurs des outils RH, un calendrier de conservation des données RH et un plan d'action de 30 jours. Vous obtenez votre page de téléchargement dès la fin du paiement, sans compte à créer.
Peut-on s'appuyer sur le consentement des salariés ?
En général non. En raison du déséquilibre entre employeur et salarié, le consentement est rarement une base sûre pour les traitements RH. Le contrat, l'obligation légale et l'intérêt légitime sont les bases les plus courantes. Le pack suggère une base pour chaque activité et signale les cas où le consentement n'est pas approprié.
Combien de temps pouvons-nous conserver les données des candidats non retenus ?
Cela dépend du pays et de ce que vous dites aux candidats. La liste de contrôle vous aide à choisir une durée définie, à l'indiquer dans votre mention d'information de candidature et à supprimer ou anonymiser ensuite, et laisse la valeur nationale comme champ à confirmer vous-même.
Les durées de conservation diffèrent-elles entre les pays de l'UE ?
Oui. Le droit fiscal, de la sécurité sociale et du travail fixe des durées minimales différentes selon les États membres. Le calendrier de conservation donne des durées suggérées et des notes sur les différences nationales, et doit être confirmé au regard des règles du pays où vous exercez.
S'agit-il de conseils juridiques ?
Non. Le pack est un point de départ pratique. Les règles relatives aux données des salariés varient selon les pays et impliquent parfois des comités d'entreprise ou des représentants du personnel ; faites donc relire tout ce sur quoi vous vous appuyez par un juriste qualifié.
Et si ce n'est pas ce que j'attendais ?
Écrivez à hello@gdprgard.eu dans les 14 jours pour un remboursement intégral. Aucun formulaire à remplir.
Donnez à vos collaborateurs des réponses claires.
Obtenez les mentions, registres, processus de demandes et calendrier de conservation dans un seul pack et mettez de l'ordre dans le traitement des données RH.
Obtenir le pack : 39 €