Čuvate podatke kupaca svaki radni dan.
Imena, adrese, telefonski brojevi, upute za pristup i evidencije plaćanja osobni su podaci, vodili vi ciklus čišćenja ili konzultantsku tvrtku. Kupci, veći klijenti i osiguravatelji sve češće pitaju kako njima rukujete. Nekoliko jasnih dokumenata odgovara na većinu tih pitanja.
Kontakt-podaci su posvuda
Telefoni, aplikacije za poruke, e-pošta i bilježnica, sve to drži podatke kupaca. Paket vam pomaže odlučiti što prikupljate, gdje to živi i kako je zaštićeno.
Ponude i računi traže pažnju
Obrasci za ponude i računi mjesta su gdje prikupljate podatke i gdje neke morate čuvati zbog poreza. Paket pokazuje što reći kupcima i što zadržati.
Naknadne poruke trebaju osnovu
Podsjetnik za dogovoreni posao jedno je, promotivne poruke nešto drugo. Paket objašnjava kada vam treba privola i kako je formulirati.
Pet dijelova. Jedna jednostavna postava za podatke vaših kupaca.
Svaki dio stoji sam za sebe, a ujedno upućuje na sljedeći: obavijest o rezervaciji hrani ROPA, a smjernice o zadržavanju kažu koliko dugo svaki zapis ostaje.
Podaci o rezervacijama & kontaktima kupaca
Recite što prikupljate i zašto, jednostavnim riječima.
- Tekst obrasca za rezervaciju i upit
- Kratka obavijest o privatnosti za kupce
- Što učiniti s porukama s telefona, e-pošte i aplikacija za poruke
Obrasci za ponude & račune
Prikupljajte ono što posao zahtijeva i recite kupcima kako to koristite.
- Tekst obrasca za ponudu i račun
- Informacije koje treba prikazati u trenutku prikupljanja
- Sigurno rukovanje podacima o plaćanju
Zadržavanje evidencije poslova
Koliko što čuvati i što učiniti nakon toga.
- Predloženi pristup ponudama, bilješkama o poslu i računima
- Napomene o nacionalnim poreznim i računovodstvenim pravilima
- Kada obrisati ili anonimizirati
Marketinška privola za naknadne poruke
Ostanite u kontaktu bez prelaska granice.
- Kada je privola potrebna, a kada nije
- Tekst privole i postupak odjave
- Držanje poruka vezanih uz posao odvojeno od promocija
Osnovni ROPA za uslužne djelatnosti
Unaprijed popunjena evidencija aktivnosti obrade.
- Uobičajene aktivnosti poput rezervacija, ponuda, fakturiranja i naknadnih poruka
- Predložene pravne osnove, kategorije podataka i rokovi zadržavanja
- Popisi primatelja poput vašeg računovođe, alata za rezervacije i pružatelja e-pošte
Pravi tekst, a ne samo sadržaj.
Dva kratka izvatka iz paketa. Istaknuta polja su dijelovi koje popunjavate za vlastito poslovanje.
Kako koristimo vaše podatke
Podatke koje nam date, poput imena, adrese, telefonskog broja i posla koji vam treba, koristimo za izradu vaše ponude i izvođenje posla ako pristanete. Čuvamo ih [razdoblje zadržavanja] i dijelimo ih samo s ljudima koji nam pomažu u poslu, poput našeg računovođe. Ne šaljemo vam marketing osim ako nam kažete da to želite.
Možete zatražiti uvid u svoje podatke, njihov ispravak ili brisanje pisanjem na [kontakt e-pošta].
Cijeli paket daje dulju verziju za politiku privatnosti na vašoj web-stranici.
Ponude, rezervacije i raspored poslova
| Svrha | Priprema ponuda, dogovaranje termina, izvođenje i bilježenje posla |
|---|---|
| Pravna osnova | Čl. 6. st. 1. t. (b), koraci na zahtjev kupca i izvršenje ugovora |
| Ispitanici | Kupci i osobe koje se raspituju |
| Kategorije | Ime, adresa, telefon, e-adresa, pojedinosti posla, napomene o pristupu |
| Primatelji | Alat za rezervacije ili raspored, pružatelj e-pošte, računovođa |
| Zadržavanje | [razdoblje] nakon posla, zatim obrisati |
Svaka aktivnost navodi i sigurnosne mjere.
Ovo su skraćene polazne točke. Vaše obavijesti i evidencije moraju odražavati što stvarno radite, a nacionalna se pravila razlikuju. Paket vam pokazuje što provjeriti.
Za koga je, a za koga nije.
Dobro se uklapa ako
- Vodite malu uslužnu djelatnost: obrt, čišćenje, konzalting, freelancing
- Primate rezervacije, ponude ili upite od kupaca u EU-u
- Koristite telefon, e-poštu i možda alat za rezervacije ili fakturiranje
- Nemate internog pravnika za privatnost
Sam po sebi nije dovoljan ako
- Obrađujete zdravstvene ili druge posebne kategorije podataka za kupce (pogledajte Paket usklađenosti: Klinike i wellness)
- Koristite videonadzor, uređaje za praćenje ili opsežno profiliranje kupaca
- Obrađujete podatke kupaca u ime drugih poduzeća, gdje djelujete kao izvršitelj obrade
- Trebate potpisan ugovor koji je pregledao odvjetnik; paket nije pravni savjet
Pet dijelova. Jedna uplata.
Sve na ovoj stranici, isporučeno zajedno. Prilagodite svom poslovanju, ažurirajte svoje obavijesti i odgovorite na sljedeće pitanje iz istih dokumenata.
- Podaci o rezervacijama & kontaktima kupaca
- Obrasci za ponude & račune
- Zadržavanje evidencije poslova
- Marketinška privola za naknadne poruke
- Osnovni ROPA za uslužne djelatnosti
Prije nego pitate:
Za koga je paket usklađenosti za lokalne usluge?
Male uslužne djelatnosti u EU-u, poput vodoinstalatera, čistača, konzultanata i freelancera, koje primaju rezervacije, ponude i plaćanja od kupaca i žele jednostavan, dokumentiran način postupanja s njihovim podacima.
Što dobivam?
Pet dijelova: tekst za podatke o rezervacijama i kontaktima kupaca, tekst obrazaca za ponude i račune, smjernice o zadržavanju evidencije poslova, tekst marketinške privole za naknadne poruke i osnovni ROPA za uslužne djelatnosti. Stranicu za preuzimanje dobivate odmah nakon plaćanja, bez otvaranja računa.
Trebam li ROPA-u ako sam samostalni obrtnik?
Članak 30. izuzima manje organizacije samo ondje gdje je obrada povremena, niskog rizika i ne uključuje posebne kategorije podataka. Ako redovito obrađujete podatke kupaca, što većina uslužnih djelatnosti radi, sigurnije je voditi kratku evidenciju, a uz početni obrazac iz paketa to je jednostavno.
Mogu li slati marketinške poruke kupcima?
Ovisi o kanalu i državi. Privola je uobičajeni put za marketinške e-poruke i SMS-ove, a neke države dopuštaju ograničene poruke postojećim kupcima o sličnim uslugama. Paket daje tekst privole i objašnjava kako provjeriti nacionalno pravilo.
Koliko dugo moram čuvati evidenciju poslova i račune?
Porezna i računovodstvena pravila određuju minimalna razdoblja i razlikuju se među državama. Smjernice o zadržavanju razdvajaju ono što morate čuvati od onoga što možete obrisati, a nacionalno razdoblje ostavljaju kao polje koje sami potvrđujete.
Je li ovo pravni savjet?
Ne. Paket je praktična polazna točka. Tekst i evidencije su nacrti koje prilagođavate svom stvarnom načinu rada, a nacionalna se pravila razlikuju. Neka kvalificirani odvjetnik pregleda sve na što se oslanjate.
Što ako nije ono što sam očekivao/la?
Pošaljite e-poruku na hello@gdprgard.eu u roku od 14 dana za puni povrat novca. Bez obrasca za ispunjavanje.
Držite podatke kupaca uredno i pouzdano.
Nabavite obavijesti, tekst obrazaca, smjernice o zadržavanju i ROPA u jednom paketu i dovedite podatke svojih kupaca u red.
Nabavite paket: 39 €