Os clientes confiam-lhe os seus registos mais sensíveis.
Extratos bancários, processamento salarial, identificadores fiscais e documentos de identificação são dados pessoais, e os clientes pedem cada vez mais um acordo de tratamento de dados. Um processo claro para tratar, armazenar e eliminar os seus dados torna-o mais fácil de contratar e mais difícil de substituir.
A sua função depende do serviço
Para o trabalho feito segundo as instruções de um cliente, como processamento salarial ou contabilidade, é em regra subcontratante. Para outro trabalho, como aconselhamento ou deveres legais, pode ser responsável pelo tratamento, e as regras nacionais diferem. O pacote ajuda-o a decidir e a documentá-lo.
As suas ferramentas guardam dados de clientes
A contabilidade na nuvem, os portais de documentos e o email armazenam todos registos de clientes. A lista de verificação de subcontratantes ulteriores mostra o que verificar em cada um e como adicionar ou mudar ferramentas.
Os registos fiscais têm prazos fixos
Os registos dos clientes têm normalmente de ser conservados durante um prazo legal, mas não indefinidamente. As orientações de conservação separam o que conservar do que eliminar ou devolver.
Cinco partes. Uma abordagem clara dos dados de clientes.
Cada parte vale por si só e remete para a seguinte: as regras de tratamento moldam a sua lista de ferramentas, as cláusulas de DPA formalizam-na e o aviso diz aos clientes o que faz.
Tratamento de dados de clientes
Receba, armazene e partilhe os dados dos clientes com cuidado.
- O que recolher, como o receber e onde fica armazenado
- Quem na sua firma pode aceder aos dados de cada cliente
- Envio e partilha seguros de ficheiros de clientes
Lista de verificação de subcontratantes ulteriores
Conheça as ferramentas que guardam os registos dos seus clientes.
- O que verificar em cada ferramenta: DPA, localização dos dados, mecanismos de transferência
- Um processo simples para adicionar ou remover um subcontratante ulterior
Conservação de registos fiscais
Quanto tempo conservar o quê e o que fazer depois.
- Quanto tempo conservar registos de clientes, papéis de trabalho e dados de processamento salarial
- Notas sobre as regras fiscais e contabilísticas nacionais
- Quando eliminar, devolver ou anonimizar registos após o fim do mandato
Cláusulas de DPA quando atua como subcontratante Cláusulas-tipo
O contrato do artigo 28.º que os seus clientes podem pedir.
- Cláusulas sobre instruções, confidencialidade, segurança, subcontratantes ulteriores e assistência
- Tratamento de pedidos dos titulares e de violações em nome do cliente
- Devolução ou eliminação dos dados no fim do mandato
Aviso de privacidade para os seus próprios clientes
Diga aos clientes o que faz com os seus dados.
- O que recolhe sobre os clientes e os seus contactos, e porquê
- Texto para cartas de mandato e o seu site
Texto real, não um simples índice.
Dois excertos curtos do pacote. Os campos destacados são as partes que preenche para a sua firma.
Tratamento apenas segundo instruções
O Contabilista trata os dados pessoais apenas segundo instruções documentadas do Cliente, incluindo no que respeita a transferências para países terceiros, salvo se a lei exigir de outro modo. O Contabilista assegura que todas as pessoas autorizadas a tratar os dados estão sujeitas a um dever de confidencialidade e não recorre a outro subcontratante sem autorização prévia do Cliente.
Substitua os termos definidos pelos nomes da sua firma e do cliente e anexe a lista de subcontratantes ulteriores aprovados como [Anexo].
O pacote completo cobre cada ponto do artigo 28.º, n.º 3, como cláusula ou item da lista de verificação.
Informação sobre si e os seus clientes
Recolhemos os dados que os clientes nos fornecem para realizar o nosso mandato, como nomes, dados de contacto, identificadores fiscais e registos financeiros. Utilizamo-los para prestar os nossos serviços e cumprir as nossas obrigações legais, e conservamo-los durante [prazo de conservação]. Quando tratamos dados de um cliente segundo as suas instruções, aplica-se o aviso de privacidade do próprio cliente e o nosso acordo com ele rege a forma como tratamos os dados.
As perguntas podem ser enviadas para [email de contacto].
O pacote completo acrescenta texto para cartas de mandato e sites.
Estes são pontos de partida abreviados. Os seus avisos e registos têm de refletir o que realmente faz, e as regras nacionais variam. O pacote mostra-lhe onde verificar.
Para quem é e para quem não é.
Adequa-se bem se
- Dirige um gabinete de contabilidade ou de consultoria fiscal
- Trata dados financeiros, de processamento salarial ou de identidade de clientes
- Usa contabilidade na nuvem, portais de documentos e email
- Não tem jurista de privacidade interno
Não basta por si só se
- É uma grande firma com deveres de auditoria legal e uma equipa de conformidade dedicada
- Trata em grande escala categorias especiais de dados de clientes, por exemplo processamento salarial com informação de saúde
- Trabalha onde as regras profissionais nacionais fixam a sua função e é necessário aconselhamento local
- Precisa de um contrato assinado e revisto por um advogado; o pacote não é aconselhamento jurídico
Cinco partes. Um só pagamento.
Tudo o que está nesta página, entregue em conjunto. Adapte-o ao seu negócio, atualize os seus avisos e responda à próxima pergunta com os mesmos documentos.
- Tratamento de dados de clientes
- Lista de verificação de subcontratantes ulteriores
- Conservação de registos fiscais
- Cláusulas de DPA quando atua como subcontratante
- Aviso de privacidade para os seus próprios clientes
Antes de perguntar:
Para quem é o pacote de conformidade para contabilistas e técnicos de contabilidade?
Contabilistas, técnicos de contabilidade e consultores fiscais na UE que tratam dados financeiros e pessoais de clientes e precisam de acordos de subcontratação e avisos claros.
O que recebo?
Cinco partes: regras de tratamento de dados de clientes, uma lista de verificação de subcontratantes ulteriores, orientações de conservação de registos fiscais, cláusulas de DPA para quando atua como subcontratante e um aviso de privacidade para os seus próprios clientes. Recebe a sua página de transferência logo após o pagamento, sem criar nenhuma conta.
Sou responsável pelo tratamento ou subcontratante?
Depende do serviço e das regras nacionais. Quando trata dados apenas segundo as instruções de um cliente, como a contabilidade corrente ou o processamento salarial, é em regra subcontratante. Quando decide como e porquê os dados são utilizados, por exemplo ao abrigo dos seus próprios deveres profissionais ou legais, pode ser responsável pelo tratamento. O pacote explica a diferença e ajuda-o a documentá-la.
Posso conservar os registos de clientes após o fim do mandato?
Apenas enquanto tiver um dever legal ou outro motivo válido. As regras fiscais e contabilísticas fixam prazos mínimos, que diferem consoante o país. As orientações de conservação explicam o que conservar, o que devolver e o que eliminar.
Os meus clientes precisam de um DPA comigo?
Quando atua como subcontratante, sim: o artigo 28.º exige um contrato escrito com conteúdo definido. O pacote fornece cláusulas-tipo e uma lista de verificação para que possa oferecer um padrão a cada cliente.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. O pacote é um ponto de partida prático. Os textos e os registos são rascunhos que adapta à forma como realmente trabalha, e as regras nacionais variam. Peça a um advogado qualificado que reveja tudo aquilo em que se apoie.
E se não for o que esperava?
Escreva para hello@gdprgard.eu no prazo de 14 dias para um reembolso total. Sem formulários.
Seja a firma em que os clientes confiam os seus registos.
Obtenha as regras de tratamento, as cláusulas de DPA, as orientações de conservação e os avisos num só pacote.
Obter o pacote: 39 €