Guarda os dados dos seus clientes todos os dias úteis.
Nomes, moradas, números de telefone, instruções de acesso e registos de pagamento são dados pessoais, quer faça uma ronda de limpezas quer gira uma consultoria. Os clientes, os clientes maiores e as seguradoras perguntam cada vez mais como os trata. Alguns documentos claros respondem à maioria dessas perguntas.
Os dados de contacto estão por todo o lado
Telefones, aplicações de mensagens, email e um caderno guardam todos dados de clientes. O pacote ajuda-o a decidir o que recolhe, onde está e como é protegido.
Orçamentos e faturas exigem cuidado
Os formulários de orçamento e as faturas são onde recolhe dados e onde tem de conservar alguns para efeitos fiscais. O pacote mostra o que dizer aos clientes e o que conservar.
Os acompanhamentos precisam de um fundamento
Um lembrete de um trabalho marcado é uma coisa; mensagens promocionais são outra. O pacote explica quando precisa de consentimento e como o redigir.
Cinco partes. Uma configuração simples para os dados dos seus clientes.
Cada parte vale por si só e remete para a seguinte: o aviso de marcação alimenta o ROPA e as orientações de conservação dizem durante quanto tempo cada registo permanece.
Dados de marcações e contacto de clientes
Diga o que recolhe e porquê, em palavras simples.
- Texto de formulário de marcação e de pedido
- Um aviso de privacidade curto para clientes
- O que fazer com mensagens de telefone, email e aplicações de mensagens
Formulários de orçamentos e faturas
Recolha o que o trabalho exige e diga aos clientes como o utiliza.
- Texto de formulário de orçamento e de fatura
- Informação a mostrar no momento da recolha
- Tratamento seguro dos dados de pagamento
Conservação de registos de trabalhos
Quanto tempo conservar o quê e o que fazer depois.
- Uma abordagem sugerida para orçamentos, notas de trabalho e faturas
- Notas sobre as regras fiscais e contabilísticas nacionais
- Quando eliminar ou anonimizar
Consentimento de marketing para acompanhamentos
Mantenha o contacto sem ultrapassar o limite.
- Quando é necessário consentimento e quando não
- Texto de consentimento e rotina de cancelamento de subscrição
- Manter as mensagens ligadas ao trabalho separadas das promoções
ROPA básico para empresas de serviços
Um registo das atividades de tratamento pré-preenchido.
- Atividades comuns como marcações, orçamentos, faturação e acompanhamentos
- Fundamentos jurídicos, categorias de dados e prazos de conservação sugeridos
- Listas de destinatários como o seu contabilista, a ferramenta de marcações e o fornecedor de email
Texto real, não um simples índice.
Dois excertos curtos do pacote. Os campos destacados são as partes que preenche para o seu negócio.
Como utilizamos os seus dados
Utilizamos os dados que nos fornece, como o nome, a morada, o número de telefone e o trabalho de que precisa, para preparar o seu orçamento e realizar o trabalho se avançar. Conservamo-los durante [prazo de conservação] e partilhamo-los apenas com quem nos ajuda a fazer o trabalho, como o nosso contabilista. Não lhe enviamos marketing, a menos que nos diga que o deseja.
Pode pedir para ver, corrigir ou eliminar os seus dados escrevendo para [email de contacto].
O pacote completo fornece uma versão mais longa para a política de privacidade do seu site.
Orçamentos, marcações e agendamento de trabalhos
| Finalidade | Preparar orçamentos, acordar datas, realizar e registar o trabalho |
|---|---|
| Fundamento jurídico | Art. 6.º, n.º 1, alínea b), diligências a pedido do cliente e execução de um contrato |
| Titulares dos dados | Clientes e pessoas que pedem informações |
| Categorias | Nome, morada, telefone, email, detalhes do trabalho, notas de acesso |
| Destinatários | Ferramenta de marcações ou agendamento, fornecedor de email, contabilista |
| Conservação | [prazo] após o trabalho, depois eliminar |
Cada atividade indica também medidas de segurança.
Estes são pontos de partida abreviados. Os seus avisos e registos têm de refletir o que realmente faz, e as regras nacionais variam. O pacote mostra-lhe onde verificar.
Para quem é e para quem não é.
Adequa-se bem se
- Dirige um pequeno negócio de serviços: ofícios, limpeza, consultoria, trabalho freelancer
- Recebe marcações, pedidos de orçamento ou de informação de clientes da UE
- Usa telefone, email e talvez uma ferramenta de marcações ou faturação
- Não tem jurista de privacidade interno
Não basta por si só se
- Trata dados de saúde ou outras categorias especiais de dados de clientes (veja o Pacote de conformidade: Clínicas e bem-estar)
- Usa videovigilância, dispositivos de rastreamento ou definição de perfis de clientes em grande escala
- Trata dados de clientes em nome de outras empresas, atuando como subcontratante
- Precisa de um contrato assinado e revisto por um advogado; o pacote não é aconselhamento jurídico
Cinco partes. Um só pagamento.
Tudo o que está nesta página, entregue em conjunto. Adapte-o ao seu negócio, atualize os seus avisos e responda à próxima pergunta com os mesmos documentos.
- Dados de marcações e contacto de clientes
- Formulários de orçamentos e faturas
- Conservação de registos de trabalhos
- Consentimento de marketing para acompanhamentos
- ROPA básico para empresas de serviços
Antes de perguntar:
Para quem é o pacote de conformidade para serviços locais?
Pequenos negócios de serviços na UE, como canalizadores, empregados de limpeza, consultores e freelancers, que recebem marcações, pedidos de orçamento e pagamentos de clientes e querem uma forma simples e documentada de tratar os respetivos dados.
O que recebo?
Cinco partes: textos para dados de marcações e contacto de clientes, textos de formulários de orçamento e fatura, orientações de conservação de registos de trabalhos, texto de consentimento de marketing para acompanhamentos e um ROPA básico para negócios de serviços. Recebe a sua página de transferência logo após o pagamento, sem criar nenhuma conta.
Preciso de um ROPA se for trabalhador independente?
O artigo 30.º só isenta as organizações mais pequenas quando o tratamento é ocasional, de baixo risco e não envolve categorias especiais de dados. Se trata regularmente dados de clientes, como a maioria dos negócios de serviços, manter um registo curto é o caminho mais seguro, e é simples com o modelo inicial do pacote.
Posso enviar mensagens de marketing aos clientes?
Depende do canal e do país. O consentimento é a via habitual para emails e SMS de marketing, e alguns países permitem mensagens limitadas a clientes existentes sobre serviços semelhantes. O pacote fornece texto de consentimento e explica como verificar a regra nacional.
Durante quanto tempo tenho de conservar os registos de trabalhos e as faturas?
As regras fiscais e contabilísticas fixam prazos mínimos e diferem entre países. As orientações de conservação separam o que tem de conservar do que pode eliminar e deixam o prazo nacional como um campo que confirma por si.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. O pacote é um ponto de partida prático. Os textos e os registos são rascunhos que adapta à forma como realmente trabalha, e as regras nacionais variam. Peça a um advogado qualificado que reveja tudo aquilo em que se apoie.
E se não for o que esperava?
Escreva para hello@gdprgard.eu no prazo de 14 dias para um reembolso total. Sem formulários.
Mantenha os dados dos clientes arrumados e de confiança.
Obtenha os avisos, os textos dos formulários, as orientações de conservação e o ROPA num só pacote e ponha em ordem os dados dos seus clientes.
Obter o pacote: 39 €