O trabalho imobiliário assenta em dados pessoais e financeiros.
Compradores, inquilinos e proprietários entregam documentos de identificação, referências e comprovativos de fundos, e esperam que os proteja. Os clientes e os reguladores perguntam cada vez mais como o faz. Avisos claros, processos arrumados e prazos de conservação definidos respondem à maioria dessas perguntas.
Dados de identidade e dinheiro
As referências de inquilinos, as cópias de documentos de identificação e os comprovativos de rendimentos são valiosos para fraudulentos. O pacote mostra o que pedir e como o proteger.
Três grupos, três avisos
Compradores, inquilinos e proprietários dão-lhe cada um dados diferentes por razões diferentes. O pacote mantém os seus avisos e registos separados e claros.
Quando um negócio termina, os dados não terminam
As vendas e os arrendamentos terminam, mas os processos ficam. As orientações de conservação ajudam-no a conservar o que a lei exige e a eliminar o resto.
Cinco partes. Uma abordagem arrumada dos dados imobiliários.
Cada parte vale por si só e remete para a seguinte: o formulário de pedido abre o processo, as orientações sobre registos moldam-no e as regras de conservação fecham-no.
Formulários de visita e de pedido
Diga o que recolhe e porquê, desde o primeiro contacto.
- Texto de formulário e um aviso de privacidade curto para quem pede informações
- O que perguntar antes de uma visita e o que deixar para depois
- Tratamento de pedidos vindos de portais, telefone e email
Registos de inquilinos e compradores
Mantenha os processos completos, mas não excessivos.
- O que conservar no processo de um inquilino, comprador ou proprietário
- Documentos de identificação, referências e comprovativos de fundos: recolher, armazenar, limitar
- Quem pode ver o processo e como está protegido
Listas de marketing
Construa listas que possa realmente usar.
- Quando pode adicionar contactos a listas de correio e quando precisa de consentimento
- Texto para subscrição e cancelamento de subscrição
- Leads de avaliação, alertas de imóveis e newsletters
Conservação após o fim de uma venda ou arrendamento
Quanto tempo conservar cada tipo de registo.
- Uma abordagem sugerida para cada tipo de processo
- Notas sobre diferenças nacionais, incluindo a manutenção de registos de combate ao branqueamento de capitais quando aplicável
- Quando eliminar ou anonimizar
Ferramentas comuns: CRM, portais e email
Saiba quem trata os dados dos seus clientes.
- O que verificar em cada ferramenta: DPA, localização dos dados, mecanismos de transferência
- Se uma ferramenta é o seu subcontratante ou um responsável pelo tratamento por direito próprio
Texto real, não um simples índice.
Dois excertos curtos do pacote. Os campos destacados são as partes que preenche para a sua agência.
Como utilizamos os seus dados
Utilizamos o seu nome, número de telefone e email para organizar a visita, informá-lo sobre o imóvel e dar seguimento ao seu interesse. Se avançar com o pedido, podemos também pedir informação de identidade e financeira, que explicamos separadamente. Conservamos os pedidos durante [prazo de conservação] e não o adicionamos a uma lista de correio, a menos que o peça.
As perguntas podem ser enviadas para [email de contacto].
O pacote completo acrescenta avisos para inquilinos, compradores e proprietários.
O que conservar após o fim de um negócio
| Apenas pedido, sem negócio | Eliminar após [prazo curto] |
|---|---|
| Processo de uma venda ou arrendamento concluído | Conservar durante [prazo legal], depois eliminar |
| Registos de identidade e de diligência devida | Conservar durante o prazo de combate ao branqueamento de capitais quando aplicável: [prazo nacional] |
| Entrada de lista de marketing | Conservar até a pessoa cancelar a subscrição |
| Agenda de visitas e registo de chaves | Eliminar após [prazo] |
Os prazos variam consoante o país e a função, pelo que o pacote os deixa para confirmar por si.
Estes são pontos de partida abreviados. Os seus avisos e registos têm de refletir o que realmente faz, e as regras nacionais variam. O pacote mostra-lhe onde verificar.
Para quem é e para quem não é.
Adequa-se bem se
- Dirige uma agência imobiliária, uma agência de arrendamento ou uma empresa de gestão de imóveis
- Trata pedidos, visitas e processos de compradores, inquilinos ou proprietários
- Usa um CRM, portais imobiliários e email
- Não tem jurista de privacidade interno
Não basta por si só se
- Realiza seleção de inquilinos com pontuação automatizada ou verificações de crédito em grande escala
- Opera sistemas de edifícios inteligentes, câmaras ou rastreamento de acessos em grande escala
- Gere grandes carteiras com pessoal de conformidade dedicado
- Precisa de um contrato assinado e revisto por um advogado; o pacote não é aconselhamento jurídico
Cinco partes. Um só pagamento.
Tudo o que está nesta página, entregue em conjunto. Adapte-o ao seu negócio, atualize os seus avisos e responda à próxima pergunta com os mesmos documentos.
- Formulários de visita e de pedido
- Registos de inquilinos e compradores
- Listas de marketing
- Conservação após o fim de uma venda ou arrendamento
- Ferramentas comuns: CRM, portais e email
Antes de perguntar:
Para quem é o pacote de conformidade para imobiliário?
Agentes imobiliários, agentes de arrendamento e gestores de imóveis na UE que tratam dados pessoais de compradores, inquilinos e proprietários e querem uma forma clara e documentada de os gerir.
O que recebo?
Cinco partes: textos de formulários de visita e de pedido, orientações sobre registos de inquilinos e compradores, regras para listas de marketing, orientações de conservação após o fim de uma venda ou arrendamento e uma lista de verificação de ferramentas comuns como CRM, portais e email. Recebe a sua página de transferência logo após o pagamento, sem criar nenhuma conta.
Posso conservar cópias dos documentos de identificação dos inquilinos?
Apenas quando tiver um motivo claro e um fundamento jurídico, e não mais tempo do que o necessário. Alguns países exigem verificações de identidade aos agentes imobiliários nos termos das regras de combate ao branqueamento de capitais, o que também pode fixar um prazo de conservação. O pacote explica como separar esses casos dos arrendamentos de rotina.
Um portal imobiliário é o meu subcontratante?
Nem sempre. Um portal pode atuar como seu subcontratante para algumas coisas e como responsável pelo tratamento por direito próprio para outras, como o seu próprio marketing a quem pede informações. A lista de verificação de ferramentas ajuda-o a esclarecer a relação e o que pedir.
Posso colocar quem pede informações na minha lista de correio?
Não automaticamente. O consentimento é o fundamento habitual para emails de marketing, e alguns países permitem mensagens limitadas a clientes existentes sobre serviços semelhantes. O pacote fornece texto de adesão e explica como verificar a regra nacional.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. O pacote é um ponto de partida prático. Os textos e os registos são rascunhos que adapta à forma como realmente trabalha, e as regras nacionais variam. Peça a um advogado qualificado que reveja tudo aquilo em que se apoie.
E se não for o que esperava?
Escreva para hello@gdprgard.eu no prazo de 14 dias para um reembolso total. Sem formulários.
Mantenha cada processo imobiliário limpo e defensável.
Obtenha os textos dos formulários, as orientações sobre registos, as regras de marketing e o calendário de conservação num só pacote.
Obter o pacote: 39 €