Les clients vous confient leurs dossiers les plus sensibles.
Relevés bancaires, paie, identifiants fiscaux et pièces d'identité sont des données personnelles, et les clients demandent de plus en plus un accord de traitement des données. Un processus clair pour traiter, stocker et supprimer leurs données fait de vous un prestataire plus facile à engager et plus difficile à remplacer.
Votre rôle dépend du service
Pour un travail effectué sur instructions d'un client, comme la paie ou la tenue de comptabilité, vous êtes généralement sous-traitant. Pour d'autres travaux, comme le conseil ou les obligations légales, vous pouvez être responsable du traitement, et les règles nationales diffèrent. Le pack vous aide à en décider et à le documenter.
Vos outils détiennent les données de vos clients
La comptabilité cloud, les portails de documents et l'e-mail stockent tous des dossiers clients. La liste de contrôle des sous-traitants ultérieurs montre ce qu'il faut vérifier pour chacun et comment ajouter ou changer d'outil.
Les documents fiscaux ont des durées fixées
Les dossiers des clients doivent généralement être conservés pendant une durée légale, mais pas indéfiniment. Les conseils de conservation distinguent ce qu'il faut garder de ce qu'il faut supprimer ou restituer.
Cinq parties. Une approche claire des données clients.
Chaque partie se suffit à elle-même et renvoie aussi à la suivante : les règles de traitement façonnent votre liste d'outils, les clauses DPA la formalisent et la mention indique aux clients ce que vous faites.
Traitement des données clients
Recevez, stockez et partagez les données clients avec soin.
- Ce qu'il faut collecter, comment le recevoir et où il est stocké
- Qui, dans votre cabinet, peut accéder aux données de chaque client
- Envoyer et partager les fichiers clients en toute sécurité
Liste de contrôle des sous-traitants ultérieurs
Connaissez les outils qui détiennent les dossiers de vos clients.
- Ce qu'il faut vérifier pour chaque outil : DPA, localisation des données, mécanismes de transfert
- Un processus simple pour ajouter ou retirer un sous-traitant ultérieur
Conservation des documents fiscaux
Combien de temps conserver quoi, et que faire ensuite.
- Combien de temps conserver les dossiers clients, les dossiers de travail et les données de paie
- Notes sur les règles fiscales et comptables nationales
- Quand supprimer, restituer ou anonymiser les dossiers après la fin de la mission
Clauses DPA lorsque vous agissez comme sous-traitant Clauses types
Le contrat de l'article 28 que vos clients peuvent demander.
- Clauses sur les instructions, la confidentialité, la sécurité, les sous-traitants ultérieurs et l'assistance
- Traitement des demandes des personnes concernées et des violations pour le compte du client
- Restitution ou suppression des données à la fin de la mission
Mention de confidentialité pour vos propres clients
Dites aux clients ce que vous faites de leurs données.
- Ce que vous collectez sur les clients et leurs contacts, et pourquoi
- Formulations pour les lettres de mission et votre site
De vraies formulations, pas une simple table des matières.
Deux courts extraits du pack. Les champs en surbrillance sont ceux que vous remplissez pour votre propre cabinet.
Traitement uniquement sur instructions
Le Comptable ne traite les données personnelles que sur instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, sauf obligation légale contraire. Le Comptable veille à ce que toutes les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à une obligation de confidentialité, et ne recourt pas à un autre sous-traitant sans l'autorisation préalable du Client.
Remplacez les termes définis par les noms de votre cabinet et du client, et joignez la liste des sous-traitants ultérieurs approuvés en tant que [Annexe].
Le pack complet couvre chaque point de l'article 28, paragraphe 3, sous forme de clause ou d'élément de liste de contrôle.
Informations sur vous et vos clients
Nous collectons les informations que les clients nous communiquent pour mener à bien notre mission, telles que noms, coordonnées, identifiants fiscaux et dossiers financiers. Nous les utilisons pour fournir nos services et respecter nos obligations légales, et les conservons pendant [durée de conservation]. Lorsque nous traitons des données clients sur instructions d'un client, la mention de confidentialité propre au client s'applique et notre accord avec lui régit la façon dont nous traitons les données.
Les questions peuvent être envoyées à [e-mail de contact].
Le pack complet ajoute des formulations pour les lettres de mission et les sites web.
Ce sont des points de départ raccourcis. Vos mentions et registres doivent refléter ce que vous faites réellement, et les règles nationales varient. Le pack vous montre où vérifier.
À qui il s'adresse, et à qui il ne s'adresse pas.
Convient bien si vous
- Dirigez un cabinet comptable, de tenue de comptabilité ou de conseil fiscal
- Traitez des données financières, de paie ou d'identité de clients
- Utilisez la comptabilité cloud, des portails de documents et l'e-mail
- N'avez pas de juriste confidentialité en interne
Ne suffit pas à lui seul si vous
- Êtes un grand cabinet avec des obligations d'audit légal et une équipe conformité dédiée
- Traitez à grande échelle des catégories particulières de données pour des clients, par exemple la paie avec des informations de santé
- Travaillez là où les règles professionnelles nationales fixent votre rôle et où un avis local est nécessaire
- Avez besoin d'un contrat signé et relu par un juriste ; le pack n'est pas un conseil juridique
Cinq parties. Un seul paiement.
Tout ce qui figure sur cette page, livré ensemble. Adaptez-le à votre entreprise, mettez à jour vos mentions et répondez à la prochaine question avec les mêmes documents.
- Traitement des données clients
- Liste de contrôle des sous-traitants ultérieurs
- Conservation des documents fiscaux
- Clauses DPA lorsque vous agissez comme sous-traitant
- Mention de confidentialité pour vos propres clients
Avant de demander :
À qui s'adresse le pack de conformité experts-comptables & comptables ?
Experts-comptables, comptables et conseillers fiscaux de l'UE qui traitent des données financières et personnelles de clients et ont besoin d'accords de sous-traitance et de mentions clairs.
Que vais-je recevoir ?
Cinq parties : des règles de traitement des données clients, une liste de contrôle des sous-traitants ultérieurs, des conseils de conservation des documents fiscaux, des clauses DPA pour le cas où vous agissez comme sous-traitant et une mention de confidentialité pour vos propres clients. Vous obtenez votre page de téléchargement dès la fin du paiement, sans compte à créer.
Suis-je responsable du traitement ou sous-traitant ?
Cela dépend du service et des règles nationales. Lorsque vous ne traitez des données que sur instructions d'un client, comme la tenue courante de comptabilité ou la paie, vous êtes généralement sous-traitant. Lorsque vous décidez comment et pourquoi les données sont utilisées, par exemple au titre de vos propres obligations professionnelles ou légales, vous pouvez être responsable du traitement. Le pack explique la différence et vous aide à la documenter.
Puis-je conserver les dossiers clients après la fin de la mission ?
Seulement aussi longtemps que vous avez une obligation légale ou une autre raison valable. Les règles fiscales et comptables fixent des durées minimales, qui diffèrent selon les pays. Les conseils de conservation expliquent ce qu'il faut garder, restituer et supprimer.
Mes clients ont-ils besoin d'un DPA avec moi ?
Lorsque vous agissez comme sous-traitant, oui : l'article 28 exige un contrat écrit au contenu défini. Le pack fournit des clauses types et une liste de contrôle pour que vous puissiez proposer un contrat standard à chaque client.
S'agit-il de conseils juridiques ?
Non. Le pack est un point de départ pratique. Les formulations et registres sont des projets que vous adaptez à votre façon de travailler réelle, et les règles nationales varient. Faites relire tout ce sur quoi vous vous appuyez par un juriste qualifié.
Et si ce n'est pas ce que j'attendais ?
Écrivez à hello@gdprgard.eu dans les 14 jours pour un remboursement intégral. Aucun formulaire à remplir.
Soyez le cabinet à qui les clients font confiance pour leurs dossiers.
Obtenez les règles de traitement, clauses DPA, conseils de conservation et mentions dans un seul pack.
Obtenir le pack : 39 €