Vous détenez les coordonnées de vos clients chaque jour ouvré.
Noms, adresses, numéros de téléphone, consignes d'accès et dossiers de paiement sont des données personnelles, que vous gériez une tournée de nettoyage ou un cabinet de conseil. Les clients, les gros donneurs d'ordre et les assureurs demandent de plus en plus comment vous les traitez. Quelques documents clairs répondent à la plupart de ces questions.
Les coordonnées sont partout
Téléphones, applications de messagerie, e-mail et carnet de notes détiennent tous des coordonnées de clients. Le pack vous aide à décider ce que vous collectez, où cela se trouve et comment c'est protégé.
Les devis et factures demandent de l'attention
Les formulaires de devis et les factures sont l'endroit où vous collectez des données et où vous devez en conserver certaines pour le fisc. Le pack montre quoi dire aux clients et quoi conserver.
Les relances ont besoin d'une base
Un rappel pour un chantier réservé est une chose ; des messages promotionnels en sont une autre. Le pack explique quand vous avez besoin d'un consentement et comment le formuler.
Cinq parties. Une configuration simple pour vos données clients.
Chaque partie se suffit à elle-même et renvoie aussi à la suivante : la mention de réservation alimente le ROPA et les conseils de conservation indiquent combien de temps chaque dossier est gardé.
Données de réservation & de contact des clients
Dites ce que vous collectez et pourquoi, avec des mots simples.
- Formulations de formulaire de réservation et de demande
- Une courte mention de confidentialité pour les clients
- Que faire des messages reçus par téléphone, e-mail et applications de messagerie
Formulaires de devis & de facturation
Collectez ce que le travail exige et dites aux clients comment vous l'utilisez.
- Formulations de formulaire de devis et de facture
- Informations à afficher au moment de la collecte
- Traiter les données de paiement en toute sécurité
Conservation des dossiers de travaux
Combien de temps conserver quoi, et que faire ensuite.
- Une approche suggérée pour les devis, notes de chantier et factures
- Notes sur les règles fiscales et comptables nationales
- Quand supprimer ou anonymiser
Consentement marketing pour les relances
Restez en contact sans franchir la ligne.
- Quand le consentement est nécessaire et quand il ne l'est pas
- Formulation du consentement et procédure de désabonnement
- Séparer les messages liés au travail des promotions
ROPA de base pour les entreprises de services
Un registre des activités de traitement prérempli.
- Activités courantes telles que réservations, devis, facturation et relances
- Bases juridiques, catégories de données et durées de conservation suggérées
- Listes de destinataires, comme votre comptable, votre outil de réservation et votre fournisseur d'e-mail
De vraies formulations, pas une simple table des matières.
Deux courts extraits du pack. Les champs en surbrillance sont ceux que vous remplissez pour votre propre entreprise.
Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons les informations que vous nous communiquez, telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone et les travaux souhaités, pour préparer votre devis et réaliser le travail si vous donnez suite. Nous les conservons pendant [durée de conservation] et ne les partageons qu'avec les personnes qui nous aident à faire le travail, comme notre comptable. Nous ne vous envoyons pas de marketing sauf si vous nous dites que vous le souhaitez.
Vous pouvez demander à consulter, corriger ou supprimer vos informations en écrivant à [e-mail de contact].
Le pack complet fournit une version plus longue pour la politique de confidentialité de votre site.
Devis, réservations et planification des travaux
| Finalité | Préparer les devis, convenir des dates, réaliser et consigner le travail |
|---|---|
| Base juridique | Art. 6, par. 1, point b), démarches à la demande du client et exécution d'un contrat |
| Personnes concernées | Clients et personnes qui se renseignent |
| Catégories | Nom, adresse, téléphone, e-mail, détails du travail, notes d'accès |
| Destinataires | Outil de réservation ou de planification, fournisseur d'e-mail, comptable |
| Conservation | [durée] après le travail, puis supprimer |
Chaque activité indique aussi les mesures de sécurité.
Ce sont des points de départ raccourcis. Vos mentions et registres doivent refléter ce que vous faites réellement, et les règles nationales varient. Le pack vous montre où vérifier.
À qui il s'adresse, et à qui il ne s'adresse pas.
Convient bien si vous
- Dirigez une petite entreprise de services : artisanat, nettoyage, conseil, freelance
- Recevez des réservations, des demandes de devis ou de renseignements de clients de l'UE
- Utilisez un téléphone, l'e-mail et peut-être un outil de réservation ou de facturation
- N'avez pas de juriste confidentialité en interne
Ne suffit pas à lui seul si vous
- Traitez des données de santé ou d'autres catégories particulières pour des clients (voir le Pack de conformité : Cliniques & bien-être)
- Utilisez la vidéosurveillance, des dispositifs de suivi ou du profilage de clients à grande échelle
- Traitez des données clients pour le compte d'autres entreprises, en tant que sous-traitant
- Avez besoin d'un contrat signé et relu par un juriste ; le pack n'est pas un conseil juridique
Cinq parties. Un seul paiement.
Tout ce qui figure sur cette page, livré ensemble. Adaptez-le à votre entreprise, mettez à jour vos mentions et répondez à la prochaine question avec les mêmes documents.
- Données de réservation & de contact des clients
- Formulaires de devis & de facturation
- Conservation des dossiers de travaux
- Consentement marketing pour les relances
- ROPA de base pour les entreprises de services
Avant de demander :
À qui s'adresse le pack de conformité services locaux ?
Petites entreprises de services de l'UE, comme des plombiers, agents de nettoyage, consultants et indépendants, qui reçoivent des réservations, des devis et des paiements de clients et veulent une façon simple et documentée de traiter leurs données.
Que vais-je recevoir ?
Cinq parties : des formulations pour les données de réservation et de contact des clients, des formulations de formulaires de devis et de facturation, des conseils de conservation des dossiers de travaux, des formulations de consentement marketing pour les relances et un ROPA de base pour les entreprises de services. Vous obtenez votre page de téléchargement dès la fin du paiement, sans compte à créer.
Ai-je besoin d'un ROPA si je suis indépendant ?
L'article 30 n'exempte les petites organisations que lorsque le traitement est occasionnel, à faible risque et ne porte pas sur des catégories particulières de données. Si vous traitez régulièrement des données clients, comme la plupart des entreprises de services, tenir un court registre est plus sûr, et c'est simple avec le modèle du pack.
Puis-je envoyer des messages marketing à mes clients ?
Cela dépend du canal et du pays. Le consentement est la voie habituelle pour les e-mails et SMS marketing, et certains pays autorisent des messages limités aux clients existants concernant des services similaires. Le pack fournit des formulations de consentement et explique comment vérifier la règle nationale.
Combien de temps dois-je conserver les dossiers de travaux et les factures ?
Les règles fiscales et comptables fixent des durées minimales, qui diffèrent d'un pays à l'autre. Les conseils de conservation distinguent ce que vous devez conserver de ce que vous pouvez supprimer et laissent la durée nationale comme champ à confirmer vous-même.
S'agit-il de conseils juridiques ?
Non. Le pack est un point de départ pratique. Les formulations et registres sont des projets que vous adaptez à votre façon de travailler réelle, et les règles nationales varient. Faites relire tout ce sur quoi vous vous appuyez par un juriste qualifié.
Et si ce n'est pas ce que j'attendais ?
Écrivez à hello@gdprgard.eu dans les 14 jours pour un remboursement intégral. Aucun formulaire à remplir.
Gardez les coordonnées de vos clients en ordre et de confiance.
Obtenez les mentions, formulations de formulaires, conseils de conservation et ROPA dans un seul pack et mettez de l'ordre dans vos données clients.
Obtenir le pack : 39 €