L'immobilier repose sur des informations personnelles et financières.
Acheteurs, locataires et propriétaires vous remettent des pièces d'identité, des références et des justificatifs de fonds, et attendent que vous les protégiez. Clients et autorités demandent de plus en plus comment vous le faites. Des mentions claires, des dossiers bien tenus et des durées de conservation définies répondent à la plupart de ces questions.
Informations d'identité et d'argent
Les références de locataires, copies de pièces d'identité et justificatifs de revenus ont de la valeur pour les fraudeurs. Le pack montre quoi demander et comment le protéger.
Trois groupes, trois mentions
Acheteurs, locataires et propriétaires vous donnent chacun des données différentes pour des raisons différentes. Le pack garde leurs mentions et dossiers séparés et clairs.
Quand l'affaire se termine, les données restent
Les ventes et les locations se terminent, mais les dossiers s'attardent. Les conseils de conservation vous aident à garder ce que la loi exige et à supprimer le reste.
Cinq parties. Une approche ordonnée des données immobilières.
Chaque partie se suffit à elle-même et renvoie aussi à la suivante : le formulaire de demande ouvre le dossier, les conseils sur les registres le structurent et les règles de conservation le ferment.
Formulaires de visite & de demande
Dites ce que vous collectez et pourquoi, dès le premier contact.
- Formulations de formulaire et courte mention de confidentialité pour les personnes qui se renseignent
- Ce qu'il faut demander avant une visite et ce qu'il faut garder pour plus tard
- Traitement des demandes reçues par portails, téléphone et e-mail
Dossiers de locataires & d'acheteurs
Gardez des dossiers complets, mais pas excessifs.
- Ce qu'il faut garder dans un dossier de locataire, d'acheteur ou de propriétaire
- Pièces d'identité, références et justificatifs de fonds : collecter, stocker, limiter
- Qui peut voir le dossier et comment il est protégé
Listes marketing
Constituez des listes que vous pouvez réellement utiliser.
- Quand vous pouvez ajouter des contacts à des listes de diffusion et quand il faut un consentement
- Formulations d'inscription et de désabonnement
- Prospects d'estimation, alertes immobilières et newsletters
Conservation après la fin d'une vente ou d'une location
Combien de temps conserver chaque type de dossier.
- Une approche suggérée pour chaque type de dossier
- Notes sur les différences nationales, y compris la tenue de registres de lutte contre le blanchiment lorsqu'elle s'applique
- Quand supprimer ou anonymiser
Outils courants : CRM, portails & e-mail
Sachez qui traite les données de vos clients.
- Ce qu'il faut vérifier pour chaque outil : DPA, localisation des données, mécanismes de transfert
- Si un outil est votre sous-traitant ou un responsable du traitement à part entière
De vraies formulations, pas une simple table des matières.
Deux courts extraits du pack. Les champs en surbrillance sont ceux que vous remplissez pour votre propre agence.
Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons votre nom, votre numéro de téléphone et votre e-mail pour organiser la visite, vous informer sur le bien et donner suite à votre intérêt. Si vous poursuivez votre demande, nous pouvons aussi vous demander des informations d'identité et financières, que nous expliquons séparément. Nous conservons les demandes pendant [durée de conservation] et ne vous ajoutons pas à une liste de diffusion sauf si vous nous le demandez.
Les questions peuvent être envoyées à [e-mail de contact].
Le pack complet ajoute des mentions pour les locataires, acheteurs et propriétaires.
Ce qu'il faut garder après la fin d'une affaire
| Simple demande, pas d'affaire | Supprimer après [courte durée] |
|---|---|
| Dossier d'une vente ou d'une location conclue | Conserver pendant [durée légale], puis supprimer |
| Dossiers d'identité et de diligence | Conserver pendant la durée de la lutte contre le blanchiment lorsqu'elle s'applique : [durée nationale] |
| Entrée de liste marketing | Conserver jusqu'à ce que la personne se désabonne |
| Agenda des visites et registre des clés | Supprimer après [durée] |
Les durées varient selon les pays et les rôles, le pack vous les laisse donc à confirmer.
Ce sont des points de départ raccourcis. Vos mentions et registres doivent refléter ce que vous faites réellement, et les règles nationales varient. Le pack vous montre où vérifier.
À qui il s'adresse, et à qui il ne s'adresse pas.
Convient bien si vous
- Dirigez une agence immobilière, une agence de location ou une société de gestion de biens
- Gérez les demandes, visites et dossiers d'acheteurs, de locataires ou de propriétaires
- Utilisez un CRM, des portails immobiliers et l'e-mail
- N'avez pas de juriste confidentialité en interne
Ne suffit pas à lui seul si vous
- Menez une sélection de locataires avec notation automatisée ou des vérifications de solvabilité à grande échelle
- Exploitez à grande échelle des systèmes de bâtiments intelligents, des caméras ou un suivi des accès
- Gérez de grands portefeuilles avec du personnel conformité dédié
- Avez besoin d'un contrat signé et relu par un juriste ; le pack n'est pas un conseil juridique
Cinq parties. Un seul paiement.
Tout ce qui figure sur cette page, livré ensemble. Adaptez-le à votre entreprise, mettez à jour vos mentions et répondez à la prochaine question avec les mêmes documents.
- Formulaires de visite & de demande
- Dossiers de locataires & d'acheteurs
- Listes marketing
- Conservation après la fin d'une vente ou d'une location
- Outils courants : CRM, portails & e-mail
Avant de demander :
À qui s'adresse le pack de conformité immobilier ?
Agents immobiliers, agents de location et gestionnaires de biens de l'UE qui traitent des données personnelles d'acheteurs, de locataires et de propriétaires et veulent une façon claire et documentée de les gérer.
Que vais-je recevoir ?
Cinq parties : des formulations pour les formulaires de visite et de demande, des conseils sur les dossiers de locataires et d'acheteurs, des règles pour les listes marketing, des conseils de conservation après la fin d'une vente ou d'une location et une liste de contrôle pour les outils courants comme les CRM, portails et e-mail. Vous obtenez votre page de téléchargement dès la fin du paiement, sans compte à créer.
Puis-je conserver des copies des pièces d'identité des locataires ?
Seulement si vous avez une raison claire et une base juridique, et pas plus longtemps que nécessaire. Certains pays exigent des vérifications d'identité pour les agents immobiliers au titre des règles de lutte contre le blanchiment, ce qui peut aussi fixer une durée de conservation. Le pack explique comment distinguer ces cas des locations courantes.
Un portail immobilier est-il mon sous-traitant ?
Pas toujours. Un portail peut agir comme votre sous-traitant pour certaines choses et comme responsable du traitement à part entière pour d'autres, comme son propre marketing auprès des personnes qui se renseignent. La liste de contrôle des outils vous aide à clarifier la relation et ce qu'il faut demander.
Puis-je ajouter les personnes qui se renseignent à ma liste de diffusion ?
Pas automatiquement. Le consentement est la base habituelle pour les e-mails marketing, et certains pays autorisent des messages limités aux clients existants concernant des services similaires. Le pack fournit des formulations d'opt-in et explique comment vérifier la règle nationale.
S'agit-il de conseils juridiques ?
Non. Le pack est un point de départ pratique. Les formulations et registres sont des projets que vous adaptez à votre façon de travailler réelle, et les règles nationales varient. Faites relire tout ce sur quoi vous vous appuyez par un juriste qualifié.
Et si ce n'est pas ce que j'attendais ?
Écrivez à hello@gdprgard.eu dans les 14 jours pour un remboursement intégral. Aucun formulaire à remplir.
Gardez chaque dossier immobilier propre et défendable.
Obtenez les formulations de formulaires, conseils sur les registres, règles de marketing et calendrier de conservation dans un seul pack.
Obtenir le pack : 39 €