Os dados de RH são sensíveis e estão sempre presentes.
Toda a empresa que emprega pessoas trata dados pessoais sobre elas, desde a primeira candidatura até ao último recibo de vencimento. Os funcionários e candidatos têm os mesmos direitos que os clientes e exercem-nos mais vezes do que poderia esperar. Com avisos, registos e um calendário de conservação em vigor, esses pedidos tornam-se rotina em vez de stress.
Os funcionários não podem consentir livremente
Devido ao desequilíbrio entre empregador e funcionário, o consentimento raramente é um fundamento seguro para o tratamento de RH. O pacote sugere o fundamento adequado para cada atividade e assinala onde o consentimento não funciona.
Alguns dados de RH são especiais
Os registos de ausências e baixas podem revelar informação de saúde, que exige cuidado adicional. As cláusulas e o ROPA assinalam onde se aplicam regras mais estritas e o que reduzir ao mínimo.
As regras de conservação diferem consoante o país
O direito fiscal e laboral fixa prazos mínimos, e estes variam entre Estados-Membros. O calendário de conservação separa o que tem de conservar do que deve eliminar ou anonimizar.
Sete partes. Uma base pronta para RH.
Cada parte vale por si só e remete para a seguinte: os avisos nomeiam as suas ferramentas, o ROPA regista-as e o calendário de conservação diz durante quanto tempo cada categoria permanece.
Cláusulas de política de privacidade e avisos específicas para RH Pronto a copiar
Texto pronto a usar com campos para preencher, um bloco por tema.
- Dados pessoais de funcionários e processos de RH
- Dados de recrutamento e de candidatos
- Processamento salarial, benefícios e informação fiscal
- Avaliações de desempenho e registos de ausências
- Controlo de acessos e videovigilância Se utilizado
- Conservação e eliminação de dados de funcionários e candidatos
- Transferências internacionais de dados de RH Se existir
Modelo de ROPA simples para atividades típicas de RH
Um registo das atividades de tratamento pré-preenchido. Edite, não invente.
- Recrutamento e gestão de candidaturas
- Integração de funcionários e processos individuais
- Processamento salarial e administração de benefícios
- Gestão de desempenho e formação
- Gestão de ausências e licenças
- Monitorização de funcionários ou registos de acesso Se aplicável
- Fundamentos jurídicos, categorias de dados, prazos de conservação e listas de destinatários sugeridos (processamento salarial, contabilista, etc.)
Lista de verificação de dados de recrutamento e candidatos
Faça o recrutamento bem desde a primeira candidatura.
- O que incluir num aviso de privacidade para candidaturas
- Quanto tempo conservar os dados de candidatos não selecionados
- Consentimento versus interesse legítimo no recrutamento
- O que dizer aos candidatos sobre a partilha de dados com agências ou ferramentas
Processo de pedidos e eliminação de dados de funcionários
Para funcionários atuais e antigos.
- Passos simples para pedidos de acesso, retificação ou eliminação
- O que pode recusar ou adiar (obrigações legais de conservação)
- Modelo de resposta e lista de verificação interna
Lista de verificação de subcontratantes ulteriores e fornecedores de ferramentas de RH
Saiba quem detém os dados das suas pessoas.
- Ferramentas de RH comuns e o que verificar em cada uma: DPA, localização dos dados, mecanismos de transferência
- Modelo de email para pedir um DPA a um fornecedor
Calendário de conservação de dados de RH
Quanto tempo conservar o quê e o que fazer depois.
- Prazos sugeridos para contratos, registos de processamento salarial, notas de desempenho e dados de candidatos
- Notas sobre diferenças nacionais (requisitos do direito fiscal e laboral)
- Quando eliminar ou anonimizar os dados
Plano de ação de 30 dias para uma equipa de RH
Uma lista curta e priorizada para que o trabalho seja mesmo feito. Veja o plano abaixo.
- Semana a semana, pela ordem em que os funcionários reparam
- Cada semana termina com algo que pode mostrar à sua equipa
Texto real, não um simples índice.
Dois excertos curtos do pacote. Os campos destacados são as partes que preenche para a sua empresa.
Dados de recrutamento e de candidatos
Quando se candidata a um emprego connosco, tratamos os dados que nos fornece, como o seu CV, os dados de contacto e as notas da entrevista, para avaliar a sua adequação e realizar diligências a seu pedido antes da celebração de um contrato. Se a sua candidatura não tiver êxito, eliminamos os seus dados após [prazo de conservação], salvo se aceitar separadamente que conservemos os seus dados para futuras vagas.
Utilizamos [ferramenta de recrutamento] para gerir as candidaturas. As perguntas podem ser enviadas para [hr-privacy@yourcompany.eu].
O pacote completo acrescenta texto para agências de recrutamento e verificações de antecedentes onde a lei nacional as permita.
Gestão de ausências e licenças
| Finalidade | Registar e administrar licenças e baixas por doença, direitos salariais, cumprir as obrigações do direito laboral |
|---|---|
| Fundamento jurídico | Art. 6.º, n.º 1, alínea b) contrato e art. 6.º, n.º 1, alínea c) obrigação legal; dados de saúde nos termos do art. 9.º, n.º 2, alínea b) |
| Titulares dos dados | Funcionários |
| Categorias | Datas e tipo de ausência, atestados (sem diagnóstico sempre que possível) |
| Destinatários | Prestador de processamento salarial, fornecedor do sistema de RH, entidade de segurança social quando exigido |
| Conservação | [prazo nacional], depois eliminar ou anonimizar |
Cada uma das seis atividades indica também transferências e medidas de segurança.
Estes são pontos de partida abreviados. Os seus avisos e registos têm de refletir o que a sua empresa realmente faz, e as regras laborais nacionais variam. O pacote mostra-lhe onde verificar.
De ficheiros dispersos a um processo de RH documentado.
Priorizado para uma pequena equipa de RH sem uma pessoa dedicada à privacidade.
Diga às pessoas o que faz
- Atualizar os avisos de privacidade para funcionários e candidatos
Registe-o
- Criar ou atualizar o seu ROPA para as principais atividades de RH
Arrume e verifique
- Rever as regras de conservação
- Verificar os DPA das principais ferramentas de RH
Tratar os pedidos
- Configurar um processo simples para pedidos de funcionários sobre dados
Para quem é e para quem não é.
Adequa-se bem se
- É uma pequena ou média empresa com funcionários na UE
- Gere recrutamento, processamento salarial e processos individuais com ferramentas de RH padrão
- Não tem uma equipa de privacidade dedicada
- Quer avisos, registos e um calendário de conservação num só sítio
Não basta por si só se
- Realiza monitorização ou definição de perfis de funcionários em grande escala, o que pode exigir uma AIPD
- Gere programas de saúde ocupacional ou trata dados biométricos
- Precisa de acordos com a comissão de trabalhadores ou de um contrato revisto por um advogado; o pacote não é aconselhamento jurídico
- É uma agência de recrutamento, para a qual os dados dos candidatos são o negócio principal
Sete partes. Um só pagamento.
Tudo o que está nesta página, entregue em conjunto. Adapte-o à sua empresa, atualize os seus avisos e responda à próxima pergunta de um funcionário com os mesmos documentos.
- Cláusulas de política de privacidade e avisos para RH
- Modelo de ROPA com seis atividades pré-preenchidas
- Lista de verificação de dados de recrutamento e candidatos
- Processo de pedidos e eliminação de dados de funcionários
- Lista de verificação de subcontratantes ulteriores e fornecedores de ferramentas de RH
- Calendário de conservação de dados de RH
- Plano de ação de 30 dias
Antes de perguntar:
Para quem é o pacote de conformidade para RH?
Pequenas e médias empresas que tratam dados de funcionários e candidatos na UE: gestores de RH, office managers, fundadores e qualquer pessoa que gira recrutamento, processamento salarial e processos individuais sem uma equipa de privacidade dedicada.
O que recebo?
Sete partes: cláusulas de política de privacidade e avisos para RH, um modelo de ROPA pré-preenchido, uma lista de verificação de dados de recrutamento e candidatos, um processo de pedidos e eliminação de dados de funcionários, uma lista de verificação de subcontratantes ulteriores e fornecedores de ferramentas de RH, um calendário de conservação de dados de RH e um plano de ação de 30 dias. Recebe a sua página de transferência logo após o pagamento, sem criar nenhuma conta.
Podemos basear-nos no consentimento dos funcionários?
Normalmente não. Devido ao desequilíbrio entre empregador e funcionário, o consentimento raramente é um fundamento seguro para o tratamento de RH. O contrato, a obrigação legal e o interesse legítimo são os fundamentos mais comuns. O pacote sugere um fundamento para cada atividade e assinala onde o consentimento não é adequado.
Durante quanto tempo podemos conservar os dados de candidatos não selecionados?
Depende do país e do que diz aos candidatos. A lista de verificação ajuda-o a escolher um prazo definido, indicá-lo no aviso de privacidade das candidaturas e depois eliminar ou anonimizar, e deixa o valor nacional como um campo que confirma por si.
Os prazos de conservação diferem entre países da UE?
Sim. O direito fiscal, da segurança social e laboral fixa prazos mínimos diferentes consoante o Estado-Membro. O calendário de conservação apresenta prazos sugeridos e notas sobre diferenças nacionais, e deve ser confirmado face às regras do país onde opera.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. O pacote é um ponto de partida prático. As regras sobre dados de funcionários variam consoante o país e por vezes envolvem comissões de trabalhadores ou representantes dos trabalhadores, pelo que deve pedir a um advogado qualificado que reveja tudo aquilo em que se apoie.
E se não for o que esperava?
Escreva para hello@gdprgard.eu no prazo de 14 dias para um reembolso total. Sem formulários.
Dê às suas pessoas respostas claras.
Obtenha os avisos, os registos, o processo de pedidos e o calendário de conservação num só pacote e ponha em ordem o tratamento de dados de RH.
Obter o pacote: 39 €